В связи с распространением коронавируса, офисы закрывают на карантин. Резкая остановка работы многих предприятий ведет за собой серьезные последствия в сфере экономики. Чтобы сохранить рабочий процесс, многие компании предлагают сотрудниками удаленная работа на время карантина дома, используя различные дистанционные программы для организации работы.
Приложения для дистанционной работы в команде
Рассмотрим наиболее полезные программы для удаленной работы на дому. Команде, которая удаленно работает над одним проектом, нужен совместный доступ к файлам. Для этого идеально подойдут интернет-облака.
Google Drive
Компания Google предлагает Вам 15 ГБ памяти бесплатно. Этого вполне достаточно, чтобы размещать там нужные документы и обмениваться файлами с коллегами.
К тому же, мир Google предоставляет пользователю документы, таблицы, календарь, презентации и даже интернет-обучение.
Dropbox
Кроме удобной функции обмена данными и файлами, Dropbox предлагает все необходимые для дистанционной работы программы, доступные внутри сервиса:
- Хранение файлов и объединение содержимого. Вы можете пользоваться веб-сайтом или скачать программу на ПК;
- Формирование контекста для совещаний, интеллектуальный поиск быстро предоставляет доступ к нужным файлам;
- Уведомление об изменениях в общих файлах и специальный инструмент для коллективной работы с документами;
- Синхронизация данных, привязанных к Вашему аккаунту, плюс синхронизация совместных данных;
- Управление рабочей группой – удобно для менеджеров компании.
OneDrive
Облачное хранилище данных от компании Microsoft. OneDrive предлагает защиту файлов, доступ к ним с любого устройства, совместный доступ к данным, возможность работы с данными в режиме оффлайн и ссылки с ограниченным сроком хранения. Все это легко можно использовать для упрощения сотрудничества на карантине.
Во время удаленной работы команде важно поддерживать коммуникацию и отчетность. Лучшее решение этих задач - программы для видео-конференций. Например, Вы можете делать митинг утром, планировать задания команды на день, а потом еще раз созваниваться вечером, чтобы каждый рассказал о проделанной работе. Если Ваша команда работает дистанционно только на время карантина и нет желания платить деньги за пользование приложениями с видео-звонками, то мы вам рекомендуем Zoom и Google Hangouts.
Zoom
На рынке видео-мессенджеров (если эти программы можно так назвать) существует не только Skype. Каждый со своими преимуществами. Например, бесплатная версия сервиса Zoom позволяет создавать конференции до 100 участников. Длительность – до 40 минут. Один участник выступает в роли организатора и приглашает других к звонку. Для самого простого митинга этого вполне достаточно.
Если же Вы хотите большего – платная подписка предлагает неограниченную продолжительность разговоров и создание отчетов.
Google Hangouts
Бесплатное приложение для пользователей позволяет создавать чаты и видео-совещания с участниками конкретной беседы. Данный сервис подойдет для небольших команд, поскольку позволяет подключить не более 15 человек в один звонок. Вы можете переписываться во время конференции, демонстрировать экран другим членам команды.
Следующий обязательный инструмент для удаленной работы – тайм-трекер. Учет времени просто необходим, когда команда работает дистанционно и менеджер или тимлид не знает, что конкретно каждый подчиненный делает на протяжении рабочего дня. Использование тайм-трекера показывает точное количество часов, потраченных командой на работу за день. Предлагаем вам 2 программы: Checkiant i Toggl.
Checkiant
Простой тайм-трекер Checkiant поможет без труда начать эффективное отслеживание личного и командного времени. Менеджер создает необходимых клиентов и проекты, а каждый сотрудник просто должен запускать таймер во время работы над своими заданиями. Преимущества Checkiant’а:
- простота в использовании, красивый и ненагруженный дизайн;
- система всевозможных отчетов;
- система подчиненных и расширенная возможность редактирования доступов;
- синхронизация активных вкладок браузера;
- сохранение истории предыдущих рейтов.
Toggl
Популярный классический тайм-трекер Toggl подойдет и для команды, и для индивидуального использования. Среди основных функций можно отметить:
- автотрекинг, напоминание о трекинге;
- создание и управление отчетами;
- использование метода Помодорро;
- создание команд и групп пользователей.
TeamViewer
Работа в офисе имеет преимущество и недостаток одновременно – возможность в любой момент подойти к коллеге и попросить о помощи. Во время дистанционной работы такой возможности нет. Поэтому участники команды используют программы для удаленного управления компьютером.
TeamViewer - очень распространенная программа, которая позволяет управлять другим компьютером, имея к нему пароль. Не нужно никаких специальных настроек, легко разобраться в использовании. Просто незаменимая вещь, когда нужно попросить помощи в написании кода или проверить любой другой локальный проект.
Приложения для удаленной работы индивидуального пользования
Чтобы удаленная работа на время карантина была продуктивной, нужно следовать рабочей дисциплине в домашней обстановке, что иногда бывает очень сложно. Можем порекомендовать некоторые специальные инструменты для самоорганизации. Основные группы приложений-спасателей:
- Сервисы для концентрации внимания, чтобы мы не отвлекались на ерунду. Ниже рассмотрим Forest.
- Тайм-трекеры. Следить за потраченным временем на выполнение задач полезно как менеджеру компании, так и фрилансеру, и другому человеку, который имеет свое дело. Подходят приложения, описанные для командного учета времени.
- Органайзеры для планирования дня. Самые примитивные блокноты использовать неинтересно, поэтому предоставим Вам выбрать из Remember the milk, WorkFlowy и Trello.
Forest. Stay focused, be present
Приложение Forest очень необычное, скорее напоминающее игру. Данный сервис предлагает не отвлекаться на посторонние факторы некоторое время (его Вы определяете сами). Приз, если продержитесь – виртуальное посаженное дерево. Если Вы зайдете в Facebook, например, до финального сигнала, дерево увянет. Никому же не хочется проиграть. Все хотят вырастить большой лес – в этом и суть приложения.
Кроме мобильного приложения и веб-сайта доступно также расширение для браузера, что дает возможность создать больше контроля для себя и не заходить на компьютере лишний раз в социальные сети.
Если Вы хотите сделать нашу планету лучше, но не знаете, как – это еще одна причина использовать Forest. Когда Вы держитесь без социальных сетей назначенное время и выращиваете лес, Вы зарабатываете монеты. Тратя их в приложении, волонтеры садят настоящие деревья.
Trello
Сервис Trello предлагает оформлять все списки как доски. Сначала Вы создаете доску для описания плана или выполнения глобального задания. Дайте ей имя, например, «Поехать в отпуск». Доска делится на колонки. Можете добавлять столько колонок, сколько Вам нужно. Каждая колонка – это коллекция карточек: набор идей, группа задач, определенная стадия проекта. Наиболее стандартные колонки: «Список дел», «В процессе», и «Готово». Карточки в «Списке дел» могут быть следующими: «Забронировать отель», «Найти няню». Для каждой карточки можно создавать отдельный список задач, добавлять метки, комментарии, вложения, определять сроки выполнения. В процессе работы просто перемещайте карточки в нужную колонку.
Remember the milk
Интересное и простое приложение. Регистрация в Remember the milk не занимает много времени – и Вы сразу можете приступить к планированию. Функционала не шибко много, но для элементарных заданий этого вполне хватает. Бесплатная версия предлагает:
- Создание задач, объединение их в списки;
- Добавление контактов и создание общих задач или списков;
- Добавление меток, тегов;
- Добавление комментариев и произвольных полей к задачам, в том числе дедлайн.
Сервис также предлагает установить приложение на телефон, чтобы иметь доступ к своим задачам в любое время.
WorkFlowy
Обычный todo-list с простой регистрацией и вариантами веб- и мобильного приложения. Создавайте списки дел, планы. Сервис будет присылать Вам обновленные списки и изменения в качестве напоминаний. В бесплатной версии WorkFlowy Вы можете:
- создавать много списков и давать им имена, группировать;
- добавлять дату, отмечать избранные списки звездочкой;
- доступны минимальные настройки интерфейса и шрифта.
Наши пожелания
Старайтесь находить плюсы в удаленной работе. Есть много бесплатных программ для удаленной работы, которые подойдут именно Вам и сделают карантин более благоприятным к трудовому процессу.
Сохраняйте спокойствие, часто мойте руки и будьте здоровы!
Читайте также:
6 примеров применения тайм-трекера Checkiant в работе компании