Все успешные люди на своих тренингах внушают нам одну мысль: время – это самый ценный ресурс в XXI веке. Нужно проводить его с пользой – развиваться, изучать что-то новое, заниматься хобби, отдыхать и много работать, чтобы достичь успеха и эффективно управлять свободным временем. Но тогда возникает другой важный вопрос - почему не хватает времени и на половину этих занятий?
Давайте рассмотрим основные причины:
1. Мы живем без целей и не мечтаем
Почему нам всегда не хватает времени? Ответ простой: людям, не имеющим мечту, нет смысла использовать время с пользой и все успевать. Человек без искры в глазах живет как на автомате, а все мечты сводятся к словам: «не очень то и хотелось» или «на это нужны деньги, а их мне не заработать». Такие люди не заинтересованы в личном и карьерном росте и развитии своего дела. Им незачем повышать свою продуктивность, следовательно и все простые задачи они решают дольше.
Что изменить: Задайте себе вопрос: «Каким человеком я хочу быть?». Определите для себя мечту всей жизни или цель на ближайший год. Подумайте, как можно осуществить ее и старайтесь делать то, что приведет Вас к финишу. Тогда Вы точно будете по-новому проводить свое время.
2. Не придерживаемся режима дня
Если нет мечты, зачем просыпаться в 6 утра? Утром спим до последнего, а вечером постоянно смотрим сериалы. Вспоминаем про работу перед сном и ничего не успеваем. О какой продуктивности может идти речь, если вместо здорового режима у Вас усталость и недосыпание?
Несколько слов в пользу режима:
- Рано можно позаниматься спортом;
- Заняться саморазвитием;
- Позавтракать в спокойной обстановке;
- Доехать на работу без пробок;
- Поработать утром в тишине;
- Полноценный сон;
- Гармония с организмом;
- Исчезает вопрос: «Почему не хватает времени на себя?».
Что изменить: Определите, сколько часов сна Вам нужно для хорошего самочувствия. Ложитесь и просыпайтесь в одно и то же время. Сначала будет сложно, но Вы можете провести несколько экспериментов, чтобы сформировать наиболее удобный для Вас график. Если будет достаточно отдыха, то и продуктивность сразу повысится.
3. Не записываем список дел
Без целей у нас нет определенного списка задач, которые нужно выполнить. Мы помним о повседневной рутине: закинуть одежду в стирку, купить молоко и хлеб, в понедельник вытереть полы, в четверг пропылесосить, в субботу купить ребенку новую обувь. Но мы можем забывать о важных лично для нас делах и задачах.
Откроем Вам секрет: все нужно записывать, даже всякие мелочи! Ощущение, что не хватает времени, появляется тогда, когда мы вроде и сильно занятии, но в то же время ничего толкового за весь день не сделали.
Что изменить: Настоятельно рекомендуем приобрести дневник или небольшой блокнот для записи всех дел – от ежедневных мелочей до серьезных задач, которые нужно выполнить в этом месяце. Так вы ничего не забудете и будете более собраны на протяжении всего дня.
4. Пробелы в понимании сути тайм менеджмента
Нет четкого списка дел на неделю, месяц – нет ежедневного планирования времени. Человек, который знает, что ему нужно сделать за день, более продуктивный. Он расписывает все свое время и следит за ним.
Когда есть проблемы с тайм менеджментом, трудно все успеть: Вы уже приехали домой и вспомнили, что нужно было забрать пальто из химчистки и купить продуктов для пирога на школьную ярмарку. И вот Вы опять мчите по городу, тратя время на дорогу и пробки. А могли заехать по пути с работы домой и сделать все вовремя.
Что изменить: Планируйте дела на день, учитывая Ваш режим дня. Определите более важные задачи и дела с низким приоритетом. Пользуйтесь каждым «окном» с пользой.
5. Берем на себя слишком много
Приведем пример: часто придя в новый коллектив, мы хотим всем понравиться. Улыбаемся, приносим чай и печеньки, выполняем работу на высшем уровне и не отказываем в помощи сотрудникам. Кто-то просит поговорить с клиентами, потому что он спешит забрать детей из садика? Конечно! Сделать отчет вместо кого-то, ведь он и так слишком занят? Давайте два! Вместе с тем хочется вечером сходить на премьеру фильма или с друзьями вечером на пиццу, а еще дома почитать книгу.
Вот так у Вас слишком много планов на один день, а потом вечно не хватает времени на домашние дела и отдых. Даже не успеваете уделять внимание своей семье.
Что изменить: Объективно оценивайте свои способности, не берите на себя слишком много из вежливости. Умейте отказать, когда у Вас нет нужных ресурсов. Если хотите разнообразно проводить время, планируйте веселье заранее, не старайтесь побывать везде за один день.
6. Куда делись приоритеты?
Набрав целую гору заданий, мы не знаем, за что взяться. Вроде и та задача легкая, и ту можно сделать за час. А есть важная, но очень нудная и мы не хотим сейчас ею заниматься. И так проходит время– в раздумьях о том, с чего же начать.
Опять таки, возвращаемся в пункту 4 – было бы планирование, знали бы порядок действий.
Что изменить: Всегда нужно расставлять приоритеты для решения рабочих задач. Более срочные надо делать сразу. Мы рекомендуем начать со срочных, но небольших. Главная мысль – беритесь за более важное дело, чтоб потом не решать его в спешке как-нибудь.
7. Только я могу сделать это хорошо
Согласитесь, иногда трудно доверить решение задачи кому-то еще, ведь Вы сделаете это наилучшим способом. Но обычно катастрофически нет времени самому все сделать. И мы откладываем это задание до ночи, когда сил уже не остается, зато сделаем сами, как следует.
Что изменить: Многие психологи рекомендуют делегировать задания, если это возможно. Для руководителя целым отделом или компанией важно дать задание каждому, чтобы все дела были сделаны в срок и никто не жертвовал ради этого личным временем.
8. Хотим быть круче Цезаря
Еще одна причина нехватки времени – многозадачность. Нельзя никому доверить задание и все нужно выполнить в самые быстрые сроки – и начинаете делать все одновременно. Делаем несколько дел одновременно, и тут позвонил друг и нужно с ним поговорить – как раз можно отойти и в это время приготовить обед. В результате ничего толком не сделано, а уже наступил вечер, а доделать все времени не хватает.
Что изменить: Наш мозг – это мощный компьютер, но перегружать его не стоить. Лучше сформировать для себя план действий, делать задачи отдельно, по очереди фокусироваться на конкретном предмете.
9. Перфекционизм – наше все
Излишний перфекционизм – тот еще пожиратель времени. Вы можете давным давно сделать задачу, но еще пару часов искать мелкие недостатки и исправлять их, хотя это явно бывает лишнее.
Что изменить: Будьте менее требовательны и более реалистично смотрите на вещи. Лучшее – враг хорошему. Осторожно, чтоб в конце не получить совершенно ненужный результат.
10. Нужно больше дисциплины
Нужно протереть пыль, закинуть стирку, и еще много чего. Что мы делаем вместо этого? Правильно, все, но не то, что нужно. Нас отвлекает телефон, телевизор, то, что происходит за окном. А потом – 11 часов вечера, пора бы уже и ко сну готовиться, а Вы только начинаете решать дела, потому что дальше откладывать некуда. И хорошо, если это длиться лишь день. Ведь в конце недели разгребать все «хвосты» - занятие не фонтан.
Что изменить: Сложно заставить себя делать то, что не хочеться. Но без дисциплины мы можем прокрастинировать целую вечность. Это никому не пойдет на пользу. Берите себя в руки, мотивируйте приятным отдыхом по завершении всех дел.
11. Время в интернете – это для души
Скажите честно, сколько времени в день Вы сидите в Instagram или Facebook? Смотрите обзор на новую модель телефона на YouTube? Вроде как зашли ответить на сообщение, решили обновить ленту Facebook, а прошло 20 минут. Вот уже и обеденное время наступило, а сделанных дел не так уж и много, как бы хотелось.
Конечно всем, нужен перерыв. Но когда Вы постоянно отвлекаетесь на ненужные вещи, то никогда не доделаете все, что запланировали.
Что изменить: Это та же дисциплина. Решите для себя, что у Вас есть конкретный часы для работы и отдельно для развлечений. Возьмите себе за правило не отвлекаться некоторое время (например, 30 минут) и после смело отдохнуть 5 минут со смартфоном в руках. И то, лучше выйти на улицу или сделать себе чай.
12. Делаем все слишком медленно
Утром проснулись, пока посмотрели прогноз погоды, заварили кофе, намазали хлеб маслом, посмотрели в окно, задумались – прошло минимум полчаса. Вот уже надо выходить, а нужная рубашка не поглажена, не можете найти ключи, опять что-то забыли... Собираетесь больше времени, чем планировали. Вот уже и опоздали на работу, опять куча дел, не можете сконцентрироваться, все не успеваете...
Что изменить: Тратьте меньше времени на рутину, двигайтесь быстрее, думайте быстро, заранее все приготовьте на утро.
13. Мало качественного отдыха
Каждый день куда-то спешим, планируем все по минутам. Чем больше гонка, тем больше человек устает. Чтобы качественно выполнять свои обязанности, нужно находить время для отдыха, набраться сил. Отдых – это не только полежать вечером на диване с мыслью о завтрашнем рабочем дне и как много еще нужно сделать. Смена деятельности – это и есть отдых. Когда голова начинает думать о другом и тело не сидит за компьютером, а активно двигается. Чтобы по-настоящему отдохнуть, нужны впечатления, новый опыт.
Что изменить: Съездите на речку, в лес, в горы или на рыбалку, в конце концов. Забудьте про работу и просто проведите время с близкими людьми.
14. Зимой и летом одним цветом
Давно работаете в компании, целый день проводите в офисе, на выходных дома смотрим телевизор. Даже отдых по одной и той же схеме несколько лет подряд. Не каждый выдержит такое однообразие. Не хватает новых впечатлений. Это отображается на настроении, а впоследствии – на продуктивности. Все надоело, не хочется ничего делать – Вы и не делаете. Или растягиваете выполнение заданий. В конце не успеваете закончить все в срок.
Что изменить: Смена обстановки придает сил. Побывайте в новом месте, освежите свое жилье, пробуйте новые блюда, займитесь новым хобби – это даст Вам энергию для покорения всех вершин.
15. Живем без удовольствия
Все вышеперечисленные пожиратели времени не забирают столько энергии, как нелюбимое дело. Даже если Вы гуру планирования, живете по расписанию и иногда выходите на солнце, но Вам не нравиться то, чем Вы занимаетесь - жизнь проходит мимо. Когда Вы не чувствуете удовольствия от выполнения своих дел, списка планов на неделю, то незачем следить за временем. Здесь и прокрастинация, ведь Вы откладываете все до последнего момента. Тут и постоянное отвлечение на интернет, и другие мелочи.
Что изменить: Свой способ жизни. Начните получать удовольствия от каждого дня. От того, что вы и в зал сходили, и c друзьями встретились, и на выходных должны пойти с семьей в поход. Тогда Вам захочется все успеть.
Проанализируйте Ваш обычный день или неделю. Если Вы вспомните хоть один момент, который можно отнести к нашему списку, настоятельно рекомендуем что-то менять. И тогда Вы будете работать продуктивнее, а жизнь станет более насыщенной!
А для тех, кто хочет действительно все успевать и максимально эффективно распределить свое время, предлагаем попробовать наш тайм-трекер Checkiant.
Читайте также:
Ловушки времени и как бороться с ними
Скетчноутинг для контроля времени: разрисуй свой рабочий день