Задумывались ли вы, чем заняты ваши сотрудники прямо сейчас? Практически всем руководителям хотелось бы верить, что каждый подчиненный именно в этот момент усердно трудится на благо компании или думает о том, как продуктивно он будет работать в течении следующей недели.
Но дело в том, что такие мысли возникают или у начальства, или у особо трудолюбивых работников. Остальные же, не откажут себе в возможности потратит несколько минут, а иногда и часов, на “передохнуть в Интернете” во время рабочего дня.
Содержание:
1. Какие бывают способы отслеживания работы сотрудников
2. Как правильно подготовить сотрудников к учету рабочего времени?
3. Разновидности тайм-трекеров
4. Контроль работы сотрудников: за и против
Так, согласно результатам исследования “When change is the new normal” компании Microsoft, около 50% рабочего дня подчиненные тратят на что-угодно, только не на свои обязанности. От этого, в свою очередь страдает общая продуктивность и результативность труда. Кроме этого, поисковик Яндекс недавно опубликовал анализ поисковых запросов людей в разное время суток. В основном, люди активно ищут ответы на рабочие вопросы до 15:00, в редких случаях до 17:00. И лишь некоторые неутомимые работники сферы IT занимаются усовершенствованием своих проектов после полуночи. Все остальные запросы в рабочее время связаны либо с развлечениями, либо с решением личных дел.
В таком случае, одно из наиболее эффективных решений этой проблемы — использовать приложение для учета времени сотрудников. Благодаря контролю именно таким способом, вы сможете увидеть четкие показатели продуктивности и роста как всей команды, так и каждого отдельного работника уже спустя несколько месяцев.
Какие бывают способы отслеживания работы сотрудников
Современный рынок предлагает невероятное разнообразие софта для автоматизации и оптимизации большинства рабочих процессов. Но какая программа для учета времени сотрудников идеально подойдет именно вашему предприятию? Ведь на тестирование каждой из них уйдет немало времени. Более того, одного решения для запросов разных компаний не существует. Поэтому, сейчас речь пойдет о наиболее популярных методах учета рабочего времени.
- Видеонаблюдение. Пожалуй, один из самых распространенных вариантов контроля за сотрудниками. Руководитель может в любой момент удостоверится, что человек находится на рабочем месте и что-то делает. Но насколько это “что-то” полезно для бизнеса? С помощью видеонаблюдения выяснить это достаточно трудно.
- Системы контроля и управления доступом. Турникеты, сканеры отпечатков пальца или сетчатки и подобные приспособления помогают узнать все об опозданиях и прогулах. Но, в то же время, СКУД не дает информации о том, что происходит в разгар рабочего дня.
- CRM-система. Включается в работу, как только сотрудник включил компьютер. Помогает четко распланировать все задачи и контролирует их выполнение. Снижает вероятность горящего дедлайна.
- Тайм-трекер. Один из самых простых способов вести учет рабочего времени, следить за уровнем дохода и дисциплинировать собственных сотрудников. И это все благодаря удобному интерфейсу, а также легкости и доступности в использовании. К слову, простой тайм-трекер Checkiant поможет вам убедится в этом прямо сейчас.
Кроме этих, существуют и другие методы контроля сотрудников. Так, например в одном из британских банков Barclays установили отслеживающие устройство OccupEye на рабочих столах сотрудников. Такому нововведению персонал не обрадовался, вследствие чего разгорелся скандал. Поэтому важно правильно сообщить и подготовить сотрудников к таким нововведениям.
Как правильно подготовить сотрудников к учету рабочего времени?
В вашей компании все процессы осуществляются на полном доверии, а работа оценивается исключительно по результатам? Но со временем вы замечаете, как падает производительность, а бизнес стоит на месте? Самое время внедрять системы контроля сотрудников. А, чтобы избежать проблем с доверием и мотивацией, делать это необходимо в несколько шагов:
- Разговор в открытой форме. Незнание порождает страх, поэтому стоит объяснить своим коллегам цели использования таких систем, их преимущества и функции.
- Избегайте негатива. Объясните, что программа учета времени сотрудников будет использоваться не для наказаний и штрафов, а для повышения личной и общей продуктивности команды.
- Отвечайте на все вопросы. Сотрудники должны иметь доступ, как минимум, к информации, которая касается их работы.
Имея поддержку со стороны своих работников, шансы на успех всегда увеличиваются.
Разновидности тайм-трекеров
В настоящее время, тайм-трекер является одним из наиболее универсальных способов учета рабочего времени сотрудников. Благодаря своему широкому функционалу, он окажется нужным не только руководителям, но и самим работникам. Ведь кроме контроля за эффективностью работы, такое программное обеспечение позволяет им избежать переутомления и стать более продуктивными.
Важно понимать, что такая программа для контроля рабочего времени сотрудников как тайм-трекер — это не просто таймер, который показывает, сколько часов уходит на тот или иной проект. Благодаря таким приложениям вы будете иметь четкое представление, чем заняты ваши ценные кадры в течение дня, недели, месяца и т.д.
Одними из самых необходимых функцих трекеров являются:
Создание скриншотов
- Этот произвольный механизм значительно сокращает возможность персонала “зависнуть” в раскладывании пасьянса или заниматься личными делами в течении дня. Обмануть такой трекер невозможно, ведь рассчитать, в какой момент он создаст скриншот крайне трудно. Yaware, Time Doctor, TimeCamp отлично справляются с этой задачей
Отслеживание сайтов
- Согласитесь, чтобы переключиться с развлекательного сайта, на рабочий достаточно одной секунды. Видимость усердного сотрудника создана. Но, в то же время, продуктивность от этого не растет. Используя такой тайм-трекер как RescueTime, у вас появляется возможность распределить сайты по категориям. Получив отчет за конкретный отрезок времени, вы сможете определить уровень ответственности вашей команды. Для особых сериаломанов и зависимых от социальных сетей есть функция блокировки сайтов.
Планирование
- Этот пункт — основа успеха для любого бизнеса. Разбейте большие задачи на несколько мелких, обозначьте даты для каждой и следите за прогрессом. Поздравляем, вы уже на несколько шагов ближе к цели и дальше от сгоревших дотла дедлайнов.
Подсчет заработанных денег
- Все мы можем сказать, сколько зарабатываем в месяц. А знаете ли вы, сколько стоит ваш час, минута и даже секунда? Используя простой тайм-трекер Chekiant, узнать эти цифры будет намного проще. Ведь у вас есть возможность проставлять рейты для каждого работника. Зная, сколько человек зарабатывает и сколько мог бы заработать, не отвлекаясь на мелочи, ваши сотрудники станут более организованными.
Кроме этих, существуют множество других полезных функций в этом приложении. К примеру, менеджерам команд станет гораздо проще вести учет по продвижению каждой задачи и, соответственно, достижению целей. Руководители получат исчерпывающие отчеты о ходе работы, доходах и развитии компании в разных формах: таблице и графиках. А возможность интеграции тайм-трекеров с другими сервисами облегчит коммуникацию как с офисными, так и с удаленными сотрудниками.
Контроль работы сотрудников: за и против
В каждом деле существует две стороны медали. Использование трекеров учета рабочего времени — не исключение. Ведь кроме явных достоинств, в некоторых случаях использования тайм-трекеров совсем не принесет пользы.
Важно отметить, что все минусы использования контроля сотрудников можно с легкостью превратить в плюсы. Ведь при грамотном подходе к внедрению таких приложений в своей компании вы заметите позитивные изменения буквально через месяц.
Цените свое время и научите этому своих сотрудников вместе и простым и удобным приложением))