Неоднократное проведение исследований по вопросам организации рабочего времени подтверждает, что преобладающее большинство людей не умеют планировать и распределять часы для выполнения профессиональных обязанностей. И даже в случае, если они будут трудиться в поте лица, полный объем работы так и не будет выполнен. В этих ситуациях поможет рациональная организация рабочего времени — инструмент, позволяющий не только эффективно использовать рабочее время, но и сокращать его.
Внедряя в свой трудовой процесс рекомендации успешных людей, проверенные методы и технологии, вскоре вы научитесь эффективнее выполнять поставленные задачи, а отслеживать свое время и доходы вам и вашей компании поможет простой тайм-трекер Checkiant.
Содержание:
- Самые распространенные ошибки
- Правила и рекомендации для продуктивной работы в зависимости от времени дня
- Рекомендации для начала рабочего дня
- Правила середины рабочего дня
- Правила завершения рабочего дня
- Лучшие техники организации своего рабочего дня
- Личная ответственность и командная игра
Самые распространенные ошибки
Время нельзя изменить. Оно не будет тормозить или ускорять что-либо. Но его можно грамотно распределить. Тот, кто умеет это делать, более успешен в профессиональной сфере и чаще добивается поставленных целей, чем тот, кто так и не научился рационально рассчитывать время. Чтобы этого не допустить, стоит ознакомиться с самыми распространенными ошибками при планировании рабочих часов:
Правила и рекомендации для продуктивной работы в зависимости от времени дня
Организм человека в 8 часов утра и 8 часов вечера настроен на абсолютно разные цели. Мозг способен на подвиги в утренние время и хочет отдыхать ночью. Зато после подзарядки в период ночного сна, он снова готов рваться в бой. Биоритмы человека напрямую влияют на его личную и профессиональную жизнь. Вот почему организация времени рабочего дня должна контролироваться этими естественными законами природы.
Итак, активность организма и мозговой деятельности подчиняется биоритмам и биологическим часам, исходя из чего мы можем распределять задачи на весь день по следующей схеме:
- 3.00-6.00 — активизируются мозговые процессы. Вставая в 4-5 часов утра, при условии, что вы не поздно легли спать, вы будете чувствовать себя бодрым и полным сил. Вы будете иметь больше времени в утренние часы, которые помогут настроиться на продуктивный день и его спланировать. Приведено много примеров, когда самые лучшие решения сложных рабочих и жизненных вопросов приходили людям именно в это время, когда их ум находился в тишине и спокойствии. Вставая рано, вы будете больше успевать за день и соответственно раньше начинать рабочую деятельность со свежей головой.
- 6.00-9.00 — мозг готов принимать и воспринимать новую информацию. На пике своей активности находятся логическое мышление и долговременная память. Это самый продуктивный для работы временной отрезок за весь день;
- 9.00-12.00 — наивысшие показатели активности мозга. Внимание заостряется и в работу вступает кратковременная память. Время для решения самых сложных профессиональных задач;
- 12.00-14.00 — активность падает, мозг и организм нуждаются в отдыхе. Перерыв на обед;
- 14.00-18.00 — это удачный отрезок дня для выполнения несложной деятельности и для физических упражнений;
- 18.00-21.00 — время для творческой работы. Усталость в конце дня активизирует правое полушарие, которое отвечает за творчество;
- 21.00-24.00 — включается режим отдыха. Не стоит работать, так как это принесет лишь вред психическому и физическому здоровью. Отходя ко сну именно в это время, ваш мозг за ночь максимально восстанавливается. Исследования доказали, что нервная система отдыхает с 22.00 до 24.00. И если вы в это время вы не спите, значит ваша нервная система не восстанавливается, а только со временем накапливает усталость, что негативно скажется на общем состоянии здоровья. Кроме того, каждый час сна с 22.00 до 24.00 дает в два раза больше пользы, чем час сна после 24.00.
- 00.00-03.00 — отдых и восстановления большинства систем организма, подготовки к предстоящему новому дню.
Надеемся, что этот почасовой план для оптимальной организации рабочего времени и времени отдыха поможет вам лучшим образом спланировать ваш режим дня.
А теперь давайте рассмотрим правила и рекомендации для начала, середины и конца рабочего дня:
1. Рекомендации для начала рабочего дня:
- начинать день в одно и то же время с хорошим настроением и положительным настроем — от негативных мыслей о работе, нежелании трудиться и выполнять свои обязанности, снижается продуктивность;
- задаваться вопросом с самого утра о том, сможет ли день грядущий приблизить вас к своей цели — это хорошая мотивация;
- не растрачивайте время — после подъема сразу же принимайтесь за приготовление завтрака, заваривание кофе, кормите домашних питомцев и собирайте детей в школу и т.д., чтобы у вас еще осталась свободная «минутка» на себя;
- пересматривать план предстоящих действий — по пути на работу можно обдумать, какие дела самые важные, а что можно отложить на потом;
- выполнять самые важные и сложные задачи в первую очередь — оказавшись на рабочем месте, в голове уже будет создан план действий, и можно будет начинать работу с ключевого дела.
2. Правила середины рабочего дня:
- не отвлекаться на второстепенные задачи, решая главную. Даже, если на голову внезапно свалится какое-то «неотложное» дело, нужно продолжать выполнять то, что уже было определено приоритетным, а уже после — решать новоприбывшую задачу;
- избегать импульсивных действий, которые не были запланированы на этот день — в голове не раз возникнет желание сделать что-то из списка дел на завтра или на следующую неделю, но всему свое время;
- делать 5-10-минутные перерывы после каждого часа проделанной работы для восстановление сил и энергетических ресурсов — это важно, чтобы не “сдаться” раньше времени;
- можно комплектовать схожие по смыслу задачи в отдельные группы — например, собрать все предстоящие звонки в одну группу и обзвонить людей за один присест, после чего взяться за другой вид работы;
- контролировать выполнение и соответствие плану — порядок должен быть и в голове, и на столе, и в рабочем плане;
- доводить дело до его логического финала — для этого нужно следовать по графику, делать все по часам и тогда не придется задачу, запланированную на 3 часа дня выполнять в 6 вечера.
3. Правила завершения рабочего дня:
- контролировать результаты своей работы, то есть нужно проверить, все ли намеченное было выполнено или что-то осталось незавершенным — если вы только учитесь планировать свой день, мелкие отклонения от графика будут нормальным явлением, со временем их станет меньше, пока они и вовсе не сведутся к нулю.
- составить план на следующий день — делать это нужно под вечер по завершении дня;
- отправиться домой с хорошим настроением — с какими бы сложностями на работе не пришлось столкнуться, важно оставлять их в офисе, а домой забирать с собой только хорошее настроение и положительные эмоции.
Рациональное использование рабочего времени с учетом этих правил помогает ответить на важные вопросы, такие как:
- зачем я это делаю?
- почему это делаю именно я?
- действительно ли я выполняю важную работу?
- объединяю ли я отдельные задачи в смысловые блоки?
- совпадает ли очередность выполнения работы с ее приоритетностью?
- справляюсь ли я с помехами и делами, которые только воруют мое время?
Суммируя все это, можно будет сделать вывод о проделанной работе, ее объемах, потраченном на это времени и достигнутых результатах.
Лучшие техники организации своего рабочего дня
Рационализация труда — это возможность повысить эффективность рабочего процесса. Как все правильно сделать? Нужно прибегнуть к правилам организации рабочего времени, которые реализованы в техникам тайм-менеджмента. Среди самых известных стоит отметить:
АВС планирование
Одним из самых эффективных методов для организации учета рабочего времени является АВС планирование. Он заключается в том, чтобы расставить предстоящие для решения задачи по их показателю приоритетности. Подходит эта методика для всех сфер деятельности. Нужно разбить все свои дела на три блока:
- «А» — самые важные задачи. Они составляют 15% от общего количества работы, но значимость их результатов будет равняться 65%.
- «В» — задачи средней приоритетности. Они составляют 20% от общей суммы дел и дают 20% результатов.
- «С» — наименее важные процессы, которые предстоит провести на рабочем месте. Их — целых 65%, тогда как после их выполнения можно будет получить только 15% результатов.
Методика строится на том, чтобы в первую очередь решать дела из группы «А», когда запасы энергии еще на высоте, а мозговая деятельность находится на своем пике. После этого, по мере угасания энтузиазма, следует переходить к делам категории «В». И только в самом конце рабочего дня можно взяться за работу блока «С», где собраны задачи, особо не влияющие на трудовой процесс.
Метод Айви Ли
Все элементарное — просто. И методика специалиста в области продуктивности труда Айви Ли, который был очень успешным в своей сфере деятельности в начале XX-го века, тому доказательство. Он же является основателем ниши, которую мы привыкли именовать сегодня, как связи с общественностью.
Специалист разработал систему, состоящую всего из 5 пунктов и позволяющую повысить эффективность труда, а также правильно организовать рабочее время сотрудников. Эта очень простая, но действенная схема помогает достичь максимальной продуктивности в коллективе. Для этого нужно предпринимать следующие шаги:
- По завершении каждого трудового дня следует написать список самых важных задач, которые необходимо решить завтра. В нем должно быть не более 6 пунктов.
- Распределять их важно по мере значимости, то есть важно грамотно расставить приоритеты.
- С утра на рабочем месте сначала важно взяться только за первый пункт и не приступать к следующему, не завершив его.
- Далее нужно следовать по такой же схеме — к третьей задаче не приступать, пока не будет выполнена вторая и так далее, до последней.
- Все вышеперечисленные пункты повторять каждый рабочий день.
Несмотря на элементарность этого плана, он действительно работает. Сегодня предприниматели объясняют такой феномен важностью последовательности в любом деле, что в свою очередь вынуждает человека принять твердое решение и фокусироваться на конкретной цели.
GTD — Getting Things Done
Рассматривая самые эффективные методы организации рабочего времени нельзя пройти мимо методики повышения личностной эффективности Getting Things Done, создателем которой является Дэвид Аллен. С английского ее название переводится, как «делать дела до конца».
Идея методики заключается в том, чтобы становиться лучше, расти над собой, развивать способности, используя для этого исключительно свой интеллект. Это важно по двум причинам. Во-первых, выполнить сложную работу нельзя, если не понять, в чем заключается ее суть. При этом мысли, что вы сделали, а что не выполнили, только мешают общему процессу. Во-вторых, второстепенные вопросы, требующие решения, отвлекают. Они остаются в голове, постоянно напоминают о себе, нарушая душевное равновесие и ощущение гармонии.
Суть метода заключается в том, чтобы записывать, а не держать в памяти, разбивать на блоки по важности и срочности выполнения и выделять простое в сложном.
Техника Pomodoro
Техника Pomodoro — это такой вид планирования трудового периода, при котором время разбивается на 25-45 минутные отрезки. Один такой временной сегмент именуется «помидором» и этот период посвящается активной детальности. По его завершении делается отдых в течение пяти минут. После 4-х «помидор» рекомендуется сделать перерыв на 1 час.
Как спланировать работу по «томатной» системе на день-неделю-месяц:
- Пишем список задач на весь день.
- Берем таймер и ставим его на отрезки времени 25минут-5минут-25 минут и так далее. Можно делать это постепенно, но эффективнее сразу задать время на длинный период, чтобы не отвлекаться во время работы и не нарушать пятиминутный отдых второстепенными делами.
- Проводите отдых с пользой. За эти пять минут сделайте гимнастику для глаз, растяжку для спины или послушайте расслабляющую музыку. Главное — полный релакс.
- Ведите статистику. Важно отмечать свои успехи, иметь возможность оценить их визуально. Для этого под каждым пройденным отрезком ставьте галочку.
- Если какой-то промежуток был упущен, тоже отмечаем, чтобы провести анализ своей работоспособности, продуктивности и усидчивости.
- В конце рабочего дня проведите полный анализ и сделайте выводы на будущее.
Метод «Помидора» не ограничивается 25-5-минутными отрезками. Когда вы привыкнете к такому однодневному режиму, можно будет переходить на планировку рабочей недели. Для этого нужно:
- Создать план предстоящей недели в виде графика с колонками «Сроки», «План», «Дата» и «Задачи», а в конце оставить место для галочек за выполненную миссию.
- Если вы знаете, что вам предстоит делать на протяжении недели, тогда определяем задачи по приоритетности и вносим в наш список.
- На каждую задачу можно отводить, сколько угодно времени, главное, чтобы вам было комфортно. К примеру, 40 минут на работу и 15 минут — для отдыха.
- Один день делаем «премиальным», позволяя себе отдыхать больше обычного — например, работать также по 40 минут, но отдыхать уже по 25 минут. Лучше сделать его в конце недели, чтобы была хорошая мотивация.
- Всю неделю разбить на основную часть — 5 рабочих дней и итоговый — 6-й рабочий день, если это шестидневный график.
Планирование по методу Pomodoro таким же образом можно продлить на целый месяц, но это уже для самых опытных. В этом случае нужно ориентироваться на следующие «помидорные» правила:
- Выбирать приоритетные задачи, расставляя их на первых позициях.
- Концентрироваться на одном деле. Если один отрезок был упущен, нужно следующий «помидор» начать с него же, продлив рабочее время.
- Не нужно стараться успеть все-все-все! Главное — делать по мере своих сил и не отвлекаться, если уже приступили к выполнению какой-то задачи. Оставшиеся невыполненные дела можно будет перенести на более легкий день. Ничего страшного, ведь впереди еще есть время.
- Последний день — итоговый. Обязательно наградите себя за успехи хорошим отдыхом.
Личная ответственность и командная игра
Ответственность — инструмент для достижения целей. Он важен и необходим в процессе выполнения любых рабочих задач и обязанностей. Это касается и подчиненных, и руководителя. Личностная ответственность — составляющая характеристики надежного работника. Такой человек сделает все возможное, чтобы доказать свою причастность и пользу для компании, начальника, коллектива. Именно наличие ответственности является ключевым определяющим параметром успеха. Дисциплина, умение завершить начатое до конца, самоконтроль — такие собственные качества следует максимально мотивировать в подчиненных.
Несмотря на то, что каждый должен отвечать за свои действия лично, важно также уметь работать в команде. Иногда достичь целей бывает куда проще и быстрее общими усилиями. Командная игра — это эффективная организация рабочего времени, позволяющая значительно его сократить и облегчить жизнь каждого работника в отдельности.
Ярким примером командной работы служил Стив Джобс и компания «Pixar». Изначально офис бизнесмена был разбит на три отдела, в которых работали отдельно группы компьютерщиков, аниматоров и руководителей. Но Джобс решил разместить их всех в одном помещении, что сыграло ему лишь на руку. Специалисты начали общаться между собой, обсуждать дела и совместно решать задачи, а это значительно увеличило продуктивность производства.
Желаем вам ценить свое время, отдыхать с удовольствием и радоваться плодам своих трудов!
Читайте также:
Топ 15 причин, почему у нас не хватает на все времени
Кто ответственный за счастье на работе
Топ 12 программ для дистанционной работы