Один из самых эффективных способов, позволяющий быстро научиться рассчитывать личное время — это фиксация каждой минуты, потраченной на выполнение ежедневных задач. Все, что требуется, так это отмечать в личном органайзере, чем вы занимаетесь на протяжении дня, т.е. вести учет личного времени с обозначением момента старта и финиша любого дела.
Если вы никак не можете понять, куда уходит ваше время и почему вечер наступил раньше, чем вы успели сделать хотя бы половину из запланированной работы, тогда этот метод окажет вам неоценимую помощь.
Содержание:
1. Польза учета личного времени: определение «пожирателей» вашего времени
2. Составление желательного соотношения распределения времени
3. Выбор программы для учета времени
4. Учет личного времени на протяжении недели
5. Делаем выводы между желательным и реальным использованием времени
6. Как себя мотивировать, чтоб быть более эффективным?
Польза учета личного времени: определение «пожирателей» вашего времени
Создателем учета рабочего времени, который представляет собой современную систему тайм-менеджмента, является советский философ, энтомолог и биолог Александр Любищев. Он очень четко осознавал ценность каждого часа своей жизни и относился ко времени, как к чему-то материальному. По системе хронометража он проводил постоянный, четкий и честный учет всего своего времени, что привело его к тому, что у него не возникало моментов “прожигания” своего времени и он тратил его только на ценные для себя занятия.
Человек, который на задумывется об учете личного времени, делает все дела расслабленно, и не осознает, сколько минут или часов на них тратит. А человек, создающий систему для организации своих действий, ставит для себя временные ограничения, чтобы сделать помимо запланированных еще и другие дела.
Контроль учета личного времени помогает достигать следующих целей:
- повысить производительность — если определить факторы, «съедающие» ваши минуты, от них получится избавиться, выполняя только действительно важные задачи;
- выделить часы для саморазвития — если все основные дела вместились в отведенные 8 часов рабочего времени, можно остаток вечера посвятить для себя и своего хобби;
- стать организованным и дисциплинированным;
- работать на дому — контролируя свой режим дня, можно сделать дистанционную деятельность такой же эффективной, как и за офисным столом;
- получить хорошую мотивацию — само понимание отслеживания каждой своей минуты жизни и работы, заставляет лучше относиться к выполнению своих обязанностей, вкладываться в отведенные сроки;
- предотвратить кражу времени — частые перерывы на кофе, отвлечение на телефонные звонки не по делу — все это можно перенести на тот период, когда основной объем задач будет решен;
- достижение поставленных целей — каждая минута тратится с пользой, а значит, результат достигается быстрее;
- улучшение эмоционального состояния — удается избавиться от хронической усталости, вы планируете не только работу, но и отдых;
- наличие четкой траектории своего движения — всегда есть план действий;
- контроль своей жизнь — появляется чувство внутренней свободы, которое приходит с тем, что человек берет на себя ответственность за свою жизнь.
Всего этого можно достичь, если избавиться от «пожирателей» времени. Что же входит в это понятие:
- неконтролированный просмотр фильмов и сериалов;
- телевидение;
- просиживание в Интернете, особенно — в социальных сетях;
- чтение литературы развлекательного характера;
- компьютерные игры;
- телефонная болтовня ни о чем;
- бесплодные мечтания и фантазии.
После тщательного анализа своих будней становится понятно, куда уходит время.
Составление желательного соотношения распределения времени
Начинать планирование личного времени следует с создания плана его грамотного распределения. Для этого нужно схематически изобразить свою деятельность в настоящий момент для последующего анализа полученных результатов. Лучшее решение в этом случае — создание диаграммы. В этом поможет программа Excel или Word.
Понадобится компьютер, выбранная программа и собранный список ежедневных дел. Диаграмма на неделю строится по следующей схеме:
- Создается 8 столбцов, где первая обозначает время, а последующие — каждый день недели.
- Вносится название каждого столбца.
- Начинается каждый день недели подъемом.
- Завершается сном.
- Далее в рядках записываются основные задачи, которые выполняются на протяжении дня систематически.
- Вносятся перерывы на питание, отдых.
- Когда график будет построен, можно приступать к его заполнению по часам.
В течение недели осуществляется отслеживание всего, что происходит за день, буквально каждого часа и каждой минуты. Требуется напротив записанных в диаграмму дел отмечать, сколько было минут или часов потрачено на их выполнение, то есть указывать время начала и время завершения. Или же просто воспользоваться приложением для автоматического трекинга времени, который посчитает количество времени по каждой категории дел.
Если на протяжении дня несколько разных задач были совмещены в одно, этот факт также необходимо отметить в диаграмме. К примеру, поход с семьей в театр, когда время для отдыха с мужем (женой) и детьми сопровождается с духовным развитием.
Через неделю после проведения такого эксперимента созданный график учета прожитого времени необходимо проанализировать. Для наглядности необходимо раскрасить каждый сегмент в отдельный цвет. Например, зеленым цветом обозначить время для семьи, красным — затраченное на работу, желтым — на саморазвитие и так дальше. После подсчета количества часов, которые уделяется выполнению основной трудовой деятельности, решению домашних вопросов, реализации личных целей — стоит задаться вопросом, или вас устраивает такая картина? В результате станет ясно, на что бесполезно тратится большое количество свободного нерабочего времени — на отдых у телевизора, игры в интернете, мысли о несбыточных мечтах (витание в облаках), разговоры по телефону. Или же будет видно, что одному профессиональному делу отводиться в два-три раза больше часов, чем другому, хотя они одинаково важны. Вы сможете скорректировать свой план по распределению личного времени, подводя его под личные желания, ценности и цели.
Выбор программы для учета времени
Для точного учета рабочего времени, а также с целью контроля личной продуктивности или команды, анализа прибыльности проектов и распорядка собственной жизни было создано множество программ. Рассмотрим некоторые из них:
Эти программы помогут выяснить, сколько времени тратится на важные или бесполезные дела.
Учет личного времени на протяжении недели
Помимо работы над обозначенными целями у каждого есть целый ряд второстепенных задач. Пусть они никак не связаны с заданными ориентирами, но тоже важны для жизни. В эту группу входят: поездки в общественном транспорте (добирание на работу и с работы), покупка продуктов, предметов первой необходимости, одежды и прочих нужных вещей и товаров, получасовой сон в дневное время, приемы пищи. В итоге получается, что именно на эти дела в сумме уходит большая часть времени за день. Также сложность ведения учета своих часов заключается в том, чтобы уметь распознать ловушки времени и своевременно расправиться с ними. О ментальных ловушках времени писал Андре Кукла и распределил их на следующие категории:
- амплификация — когда человек выполняет больше положенного;
- реверсия — последующая задача выполняется очень медленно из-за того, что предыдущая потерпела крах;
- фиксация — определение какого-нибудь сигнала к действию, когда человек до последнего ждет именно этой установки для начала работы;
- упорство — повторное выполнение одного и того же дела раз за разом;
- опережение — попытка достичь результата путем чрезмерных стараний, когда при меньших энергетических затратах можно получить тот же эффект, но чуть позже;
- сопротивление — попытка изменить ход событий или поменять положение вещей, заведомо понимая, что это невозможно;
- затягивание — вечное откладывание на потом дел, которые в любом случае должны быть сделаны;
- разделение — попытка сконцентрироваться на нескольких задачах сразу;
- ускорение — способ стремительного увеличения скорости работы;
- регулировка — выполнение дел под влиянием импульсов;
- формулирование — рабочий процесс воспринимается слишком эмоционально и мысли о нем мешают сконцентрироваться.
Ловушки времени могут быть:
- Контролируемыми — прием пищи, сборы на работу.
- Неконтролируемыми — опоздание из-за пробки, затопление квартиры соседями сверху.
- Непрогнозируемые — ЧП на дороге, задержка заседания.
- Прогнозируемые — определение задержек заранее.
- Индивидуальные — постоянные повторения одного и того же, медленная скорость работы.
Избавиться от пожирателей времени вполне реально. Для этого нужно научиться расставлять приоритеты, а также воспитать в себе чувство времени. Поможет в этом ничто иное, как правильная мотивация. Это может быть высокая заработная плата, попытка достичь профессионального уровня, личностный рост и другое.
Делаем выводы между желательным и реальным использованием времени
Решая упорядочить свою личную и профессиональную жизнь, многие составляют план, изо дня в день пытаясь ему следовать. Но часто подобный эксперимент оказывается провальным. Все дело в том, что начинать нужно не с планирования, а с учета своего времени. Составлять план неразумно, если не определено время, затрачиваемое на самые привычные повседневные действия, как уборка, прием пищи, разговор по телефону с близким человеком или закупка продуктов в супермаркете, которые не приобретаются впрок. Кажется, что все это мелочи, отнимающие не так много времени, но 10 минут на одно, полчаса — для другого и еще 20 минут — на третье и в результате часы уходят в никуда.
Чтобы программа учета личного времени была эффективной, необходимо смотреть на вещи реально, не завышать планку. Составляя план на неделю, не стоит вносить в него тысячи дел, которые, как бы сильно не хотелось, выполнены быть просто не могут из-за нехватки часов в сутках.
Всегда следует начинать с простых задач, постепенно продвигаясь к более сложным. Шаг за шагом каждая неделя будет становиться продуктивнее и даваться все проще. Главное, не позволять себе сдаваться в начале пути.
Как себя мотивировать, чтоб быть более эффективным?
С помощью онлайн программ учет личного рабочего времени будет проходить интереснее, в режиме игры. Чтобы ведение анализа было не просто увлекательным, но еще и сопровождалось искренним желанием, важно уметь задать правильный настрой для будущей длительной работы. Мотивацией должна стать духовная сила. Зарядиться полезной энергией и пропитать нею свои мысли позволят следующие шаги:
- изучение биографии успешных и богатых людей, добившихся высоких результатов и заслуг в сфере деятельности, в которой вы работаете;
- составляем подробный план своих начинаний и будущих успехов;
- выстраиваем картину визуализации с планами, желаниями, мечтами. В этом случае мечтать не вредно!
- придумываем себе награду за выполненную работу — поездка за город с друзьями, поход в кино, покупка желанной вещи, посещение СПА-процедуры;
- заявляем о своих целях — нужно понять, какую должность вы хотите, какой размер заработной платы вас устроит и прочее.
Только через несколько дней ведения учета можно будет создать общую картину распределения своих дел и разбить их на разные категории, после чего — подвести окончательные итоги расходов временных ресурсов и сделать выводы о том, сколько часов у вас отводится на полезные дела, а сколько тратится впустую. Мы уверены, что с этой методикой и полезным тайм-трекером вы обязательно добьетесь желаемого эффекта.
Читайте также:
Ловушки времени и как бороться с ними
Как легко и эффективно организовать рабочий процесс дома