Социальные сети вверху

Переключатель языков

Слайдер на других страницах (РУС)

Удобный сервис для отслеживания времени работы и заработка

Топ 10 идей для организации работы офиса и эффективного управления командой

Доказано, что рабочая атмосфера влияет на эффективность работы и настроение сотрудников. В создании положительного настроя у сотрудников к выполнению своих обязанностей важную роль играет правильная организация работы офиса, которая полностью лежит на плечах босса, а также его заместителей.

Содержание:

1. Озеленяем помещение и вносим в него больше природных мотивов

2. Время для сна: польза тихого часа в офисе

3. Внедрение тайм трекинга рабочего времени и заработка с помощью Checkiant

4. Разрешить время для физической активности рабочего коллектива

5. Добавить время для полного расслабления

6. Безопасность персонала превыше всего

7. Все дело в интерьере

8. Доска почета в офисе

9. Свободный доступ к воде

10. Резиновая уточка вам в помощь

Можно ли назвать нормальным состояние «сил нет, так устал после работы», которое появляется у преобладающего большинства офисных «пчелок». Если в первые два дня рабочей недели они еще могут включиться на полную мощность для выполнения поставленных задач, то к среде-четвергу их энергия постепенно идет на спад. На этом фоне падает продуктивность труда, начинаются возмущения среди рабочего коллектива, а руководитель понять не может, что случилось.

Грамотная организация работы современных офисов — залог высокого показателя КПД работников, их искреннего желания трудиться во благо компании, а также положительной атмосферы на рабочем месте. Поэтому перед начальством стоит непростая задача, состоящая в создании таких условий, в которых удавалось бы бороться с усталостью подчиненных, работающих в офисе, поддерживать их энтузиазм и продуктивность работы. Посмотрим, что для этого следует предпринять.

1. Озеленяем помещение и вносим в него больше природных мотивов

Начнем с исследований относительно влияния зелени на мозговую деятельность и работоспособность людей. В 2013 году ученые из университета Эксетера провели ряд исследований, приняв участие в выставке живых цветов. Им удалось выяснить, что растения:

  • повышали настроение и общее самочувствие людей на 47%;
  • улучшали творческие способности на 44%;
  • увеличивали производительность труда на 39%.

Подобные исследования проводились и в Техасском институте. Там ученые смогли выяснить, что в окружении зелени у людей появляется на 15% больше креативных идей.

О пользе медитации под приятную музыку, дополненную пением птиц, шумом морского прибоя или дождя уже не приходится спорить. Доказано, что такой контакт с природой оказывает на человека благоприятное воздействие, а именно:

  • предотвращает головные боли;
  • повышает активность мозга;
  • улучшает настроение;
  • успокаивает и расслабляет.

Чтобы организация работы сотрудников офиса была эффективной, руководитель не должен поскупиться на оснащение офисного помещения живым уголком с черепашками, рыбками или птичками. Отличным решением станет обустройство выхода на крышу, где можно будет сидеть на стульях или пуфиках и любоваться видом на город. Плюс ко всему следует регулярно устраивать корпоративные пикники у реки, за городом в лесу или хотя бы в парке отдыха. И ни в коем случае нельзя забывать о зелени в офисе. Ее должно быть много!

2. Время для отдыха: польза тихого часа в офисе

Если учесть, что офисный работник находится в четырех стенах на протяжении всего трудового дня, то неудивительно, что в результате начальник получает усталого и раздражительного подчиненного, который постоянно жалуется на головную боль и недосып. Если вы, как руководитель, все еще считаете, что рабочий перерыв на сон — это детская прихоть, то  вы круто ошибаетесь. В странах Латинской Америки, Южной Европы, в Китае, Корее и Японии уже давно практикуют в компаниях тихий час, который помогает членам коллектива продуктивнее работать. Благодаря такому виду отдыха, у них:

  • повышается концентрация;
  • улучшается память;
  • стимулируется творческий мыслительный процесс;
  • снижаются риски развития мигрени, сахарного диабета, болезней сердца и сосудов;
  • повышается настроение, а это хорошо для психологического здоровья и отличная профилактика депрессий.

Особенно это касается офисных работников, которые часами занимаются документами, из-за чего их мозг и глаза быстро утомляются. Всего 30 минут дневного сна или дрема и продуктивность возрастает практически вдвое. Итог налицо — довольный, здоровый и высокоэффективный сотрудник, который помогает сэкономить деньги компании.

Кто-то может возразить: как так, тратить время на сон вместо того, чтобы работать?! Но доказано, что отдохнувший работник выполняет свои обязанности намного быстрее и эффективнее, чем его сонный и уставший коллега.

3. Внедрение тайм трекинга рабочего времени и заработка с помощью Checkiant

В период пандемии многим сотрудникам пришлось перейти на удаленную работу. В этом случае об атмосфере на рабочем месте руководителю переживать не нужно. Его подчиненный сам устраивает свое «трудовое гнездышко», оснащает его живыми растениями, подбирает удобный стол и кресло, включает тихую приятную музыку. И никто ему в этом случае не указ. Отдохнуть от работы он тоже может, как ему заблагорассудиться. Поспать, прогуляться на улице, выгулять собаку, заказать еду с доставкой на дом или даже сходить в тренажерный зал — вот неполный список того, чем себя балуют удаленные работники.

Единственное, что волнует руководителя в такой ситуации, так это как именно его сотрудник распределяет свое время и насколько эффективно выполняет работу дома. Но и у подчиненного есть встречный вопрос: а как ему будет насчитываться заработная плата? Для начальства вопрос решается достаточно быстро, так как эффективная организация работы удаленного офиса подразумевает собой внедрение тайм-трекеров. Программа поможет:

  • следить за работой каждого сотрудника;
  • отслеживать общее количество часов, которые потратила команда на проект;
  • отслеживать выполнение поставленных задач на каждый день, неделю, месяц;
  • рассчитать выплаты каждому подчиненному;
  • повысить продуктивность работников.

Одним из самых удобных в эксплуатации и надежных на сегодняшний день является простой тайм-трекер Checkiant

4. Разрешить время для физической активности рабочей команды

Помимо плохого настроения и вялости, пассивная офисная работа на протяжении длительного времени приводит еще и ко многим другим проблемам с самочувствием. Среди них:

  • мигрени;
  • боли в пояснице, спине и шее;
  • рассеянность;
  • боль в глазах;
  • ожирение;

Как вы думаете, с таким списком проблем долго ли смогут трудиться ваши подчиненные? Однозначно — нет. И уже тем более с плохим здоровьем они не смогут эффективно выполнять свои трудовые обязанности.

Оснащение рабочего помещения спортивными зонами или создание изолированной комнаты для активного отдыха — это не дополнительные затраты, как считают многие руководители, а, наоборот, сбережение финансовых ресурсов. Сотрудник, будучи здоровым, заряженным и работоспособным, сможет весь день решать производственные задачи на своем возможном максимуме.

Организация рабочего процесса в офисе включает создание здоровой атмосферы и возможность для подчиненных следить за своим психоэмоциональным и физическим состоянием. Для этого можно предпринять следующие шаги:

  • поставить бильярдный или теннисный стол;
  • оборудовать мини-тренажерный зал;
  • организовать зону для игры в дартс;
  • установить настольный футбол или хоккей;
  • разрешить сотрудникам брать с собой коврики для пилатеса и йоги, посвящать этому занятию свой обеденный перерыв.

В некоторых компаниях сотрудники собираются на 10-20 минут в специально отведенном месте, чтобы вместе выполнять гимнастические упражнения.

5. Добавить время для полного расслабления

О физическом здоровье позаботились, пришло время и о психологической составляющей подумать. Особенно это касается работников, которые занимаются умственной работой. Мозг на протяжении нескольких часов подряд находится в напряжении. Ему нужны периодические тайм-ауты в течение рабочего дня по 5 минут каждый час, по 15 минут дважды в день или 30-50 минут во время полноценного обеденного перерыва.

Чтобы позаботиться о своих подчиненных, в некоторых компаниях устанавливают массажные кресла. В других размещают большие аквариумы с рыбками и устанавливают зоны для отдыха напротив них. Есть еще одна интересная задумка — создание уголка с музыкальным аппаратом, на котором можно выбрать релаксационные мелодии, чтобы полежать, расслабиться, помечтать о чем-то приятном.

6. Безопасность персонала превыше всего

В период пандемии одни могут перейти на удаленную работу, а другим такое благо недоступно. Чтобы сотрудники не начали увольняться под предлогом, что работа теперь может нести угрозу для их здоровья, важно создать все условия для безопасного рабочего процесса. При этом нельзя, чтобы нововведения негативно сказались на комфорте и настроении персонала.

В это непростое время одной из ключевых задач каждого руководителя становится организация работы в офисе во время карантина. Есть свод стандартных правил, которые выдвинуты для всех без исключения общественных мест. Это оснащение помещения антисептиками, моющими средствами и бумажными полотенцами, а еще наличие масок для лица и термометра для быстрого измерения температуры тела, а также организация регулярных уборок в офисах.

Всего немного креативного подхода и вот уже бумажные полотенца не однотонные, а цветные с интересными рисунками, а жидкое мыло не нейтральное, а с сильным ароматом апельсина и корицы. Маски не белые аптечные, а со смешными рожицами или логотипом компании для поднятия духа. Это мелочи, которые позволяют сотрудникам понять, что о них думают. Вместе с тем повышается их продуктивность работы.

7. Все дело в интерьере

Многие руководители искренне удивляются, когда узнают, что их подчиненные посещают психологов или сидят на успокоительных препаратах. Конечно, а как иначе, если у начальника кабинет выполнен в крутом английском стиле, украшен различными аксессуарами и кожаными изделиями, тогда как в офисе царит атмосфера холодного школьного СССР-го класса! Неделя в таких условиях — и с крепкой психикой можно распрощаться.

Интерьер офиса должен быть теплым, приятным для глаз, заряжающим положительной энергетикой. А этого можно достичь очень просто. Нужно:

  • разрешить офисным труженикам украшать свои рабочие места картинами, фото родных, аксессуарами, любимыми комнатными цветами и так далее;
  • добавить в дизайн больше приятных цветов. Например, синий способен повысить производительность и концентрацию больше, чем на 35%, а солнечный желтый — поднять настроение;
  • больше света — важно, чтобы в офисе был доступ к естественному освещению. Так что окна нужно мыть, а занавески убрать.

В интерьер можно внедрить яркие акценты. Это могут быть зеленые живые стены, покрытые мхом, разноцветные картины, цветы в горшках красного, зеленого и оранжевого цвета.

8. Доска почета в офисе

Если работник будет лицезреть свое лицо на стенде почета, его настроение непроизвольно будет повышаться, а желание трудиться, чтобы фото не сняли – только крепчать. То же касается и офисных «пчелок», гордость которых за свои достижения будет греть их и стимулировать к выполнению обязанностей с удвоенной силой.

Это ваша персональная программа для организации работы в офисе, и вы можете взять любые методы, которые считаете наиболее эффективными. Главное, учитывать при этом не только свои интересы, но и предпочтения подчиненных. И тогда они будут замотивированы на эффективную работу и досрочное выполнение поставленных перед ними задач.

9. Свободный доступ к воде

Обезвоживание помимо того, что негативно влияет на все системы организма, так еще и снижает работоспособность, притупляет работу мозга. Если работник пьет мало воды, он чувствует сонливость, вялость, усталость и раздражительность. А пойти попить водички ему даже и в голову не приходит.

Так что жидкость всегда должна быть на виду у коллектива. Организация и обеспечение работы офиса — это в первую очередь забота о физическом и психологическом здоровье подчиненных с целью повышения продуктивности их труда. Поставьте кулер или разместите на видном месте бутылки с водой.  

10. Резиновая уточка вам в помощь

В США программисты держат на своих рабочих столах резиновых уток. Когда они чувствуют, что в работе происходит ступор, тогда в ход идет их игрушка. Они берут уточку и рассказывают ей о каждом проделанном шаге своей работы. В ходе диалога, хотя и странного на первый взгляд, они сами же и находят сделанные ошибки.

Кто бы у вас не работал, метод будет полезен каждому. Замените резиновую утку на креативную, забавную мягкую игрушку или большую куклу, которая станет неотъемлемым участником и собеседником офисного коллектива.



Читайте также:

Простой и удобный трекер рабочего времени Checkiant

ОКR цели для развития компании

Топ 10 приемов для мотивации в работе

Как организовать эффективное совещание?