Социальные сети вверху

Переключатель языков

Слайдер на других страницах (РУС)

Удобный сервис для отслеживания времени работы и заработка

Способы контроля работы персонала – как контролировать и мотивировать одновременно? 

Не весь персонал может вынести строгий или постоянный контроль со стороны шефа. Многих это угнетает и пугает, что негативно сказывается на продуктивности труда. Чтобы этого избежать, необходимо поощрять сотрудников.

способы контроля персонала

Содержание:

 Основные методы контроля сотрудников

 №1. Планерки

 №2. Видеонаблюдение

 №3. CRM-системы

 №4. Тайм-трекеры

 №5. KPI — нормирование труда

 №6. Ежедневные скрам-митинги

 №7. Мотивационная доска

 №8. Отчеты

 №9. GPS

 №10. Тайный покупатель

 Частые ошибки при контроле персонала – как не перегнуть палку

В первую очередь важно дать им понять, что контроль действий персонала ведется для того, чтобы проверять и видеть победы каждого отдельно взятого члена коллектива, а не его нарушения и ошибки. Если руководитель будет замечать успехи сотрудника, последний получит поощрение. И это лучшая мотивация, какая может быть на работе.

Итак, по опросу специалистов разных сфер деятельности и их руководителей удалось составить рейтинг поощрений. Выглядит он следующим образом:

  1. Денежное вознаграждение.
  2. Бесплатные тренинги и обучение.
  3. Похвала от начальника.
  4. Персональные подарки.
  5. Наказания и штрафы.
  6. Корпоративные праздники.
  7. Отпуск, дополнительный выходной.

То же самое можно предпринимать, когда ведется контроль обучения персонала, ведь повышение квалификации сотрудников — это важно в первую очередь для самого руководителя, который желает видеть в своей команде исключительно профессионалов.    

Основные методы контроля сотрудников

Ни на одном предприятии не обойтись без контроля работы персонала и анализа эффективности работы всех сотрудников. Начальник может делать это сам или поручить кому-то из своих заместителей, либо назначить ответственным лицом одного из управленцев среднего звена. Но в любом случае контроль деятельности персонала должен осуществляться каждый день. А вот какой именно — обычный или тотальный, тут уже решать лично руководителю.

Как внедрить в рабочий процесс эффективные методы контроля персонала:

Первое — это выбор формата контроля. Всего их три:

  1. Устный. Руководитель интересуется у подчиненных ходом выполнения определенной работы. Подходит для небольших коллективов в качестве инструмента отслеживания промежуточного состояния проекта. Минус — нельзя доказать, что сказал сотрудник, так как все было проговорено, но не зафиксировано.
  2. Документальный. Подходит компаниям с невысоким оборотом документации.
  3. Программный. В этом случае контроль эффективности работы персонала ведется при помощи специальных приложений, к примеру, как простой тайм-трекер Checkiant, программами типа Эксель для создания таблиц и CRM-систем.

Второй этап в создании правильной системы контроля — выбор времени:

  • перед началом работы — проверка плана и целей на предстоящий день;
  • во время выполнения задания — помогает убедиться, что работники движутся в правильном направлении или, наоборот, делают что-то не так и перенаправить их в правильное русло;
  • проверка по завершении выполнения проекта — подведение итогов работы за день, что сделано хорошо, а что следует доработать или вообще переделать.

Кроме того, контроль персонала может быть либо открытым, либо тайным. В первом случае сотрудники знают, что за ними наблюдают, а во втором — все происходит как бы за их спинами.

Мы перечислили какие бывают системы контроля персонала, так что можно перейти непосредственно к рассмотрению 10 самых эффективных методов, которые ее формируют.

№1. Планерки

Многие руководители игнорируют этот метод, руководствуясь тем, что они месяц или два назад на планерке говорили сотрудникам, что от них требуется, и нет необходимости из недели в неделю повторять одно и то же.

На самом деле, встречи перед рабочей неделей или даже рабочим днем — это сильная мотивация. Работникам очень важно слышать о результатах проделанной работы и динамике выполнения плана. Хорошим толчком для них будет, если они услышат, что в этом их заслуга и если проекты будут выполняться быстро и качественно, это будет поощряться. Т.е.  необходимо, чтобы руководитель вдохнул в них желание работать.

С другой стороны, планерка нужна, чтобы проверять ход выполнения производственных задач. Тогда члены коллектива, которые не любят себя перетруждать, будут знать, что с них спросят о выполненных заданиях, так что хочешь-не хочешь, им придется к нужному сроку закончить работу.

№2. Видеонаблюдение

Самый распространенный способ отслеживания деятельности коллектива. Контроль персонала в организации может быть открытым, когда все знают, что босс за ними наблюдает или закрытый, когда коллективу известно только о некоторых камерах, но не обо всех.

Можно добавить к видеозаписи еще и звук, чтобы слышать, как сотрудники общаются с клиентами или взаимодействуют друг с другом, какая в офисе царит атмосфера.

Отличный метод, чтобы быть в курсе деятельности команды 24/7.

№3. CRM-системы

Существуют разнообразные виды контроля персонала, но CRM-системы — один из инновационных и многофункциональных. Сегодня его внедряют в свои процессы многие крупные организации, ведь он помогает экономить время и быстро вычислить «слабое звено» в коллективе.

С помощью CRM-систем удается вести статистику, выполнять аналитику, автоматизировать многие рабочие процессы и постоянно повышать эффективность работы. Ожидать отчетов от работников нет необходимости. Можно просто открыть систему и увидеть все результаты в цифрах, а также учет рабочего времени, дедлайны, завершенные проекты и так далее. Система также позволяет следить за деятельностью удаленных специалистов.

Среди самых популярных на сегодняшний день CRM-систем можно отметить:

  1. AmoCRM.
  2. Битрикс24.
  3. Мегаплан.

Система контроля для управление персоналом CRM хорошо сочетается с программами учета рабочего времени. Чтобы следить за сотрудниками в компании, можно использовать:

  • приложения для контроля прихода и ухода персонала с работы — пропуск или биометрия;
  • программы учета времени;
  • приложения для наблюдения за компьютером.

Для контроля сотрудников, деятельность которых осуществляется не только в стенах офиса, но и за его пределами, можно использовать следующие инструменты:

  1. Отчеты в фото — проверка работы на правильность.
  2. Чек-лист — отслеживание нормативов.
  3. «Внутренние заказы» — для учета выполненной работы и потраченного на это времени.

Для удаленных специалистов тоже есть несколько полезных программок, которыми стоит обзавестись руководителю. Среди них:

  • групповые встречи онлайн — можно заменить классические планерки;
  • приложения по организации коллектива — Basecamp или Trello;
  • программы по учету рабочего времени удаленно.

В любом случае будет полезной CRM-система, в которой ведется переписка с фрилансерами, ведется учет рабочих часов и задач.

№4. Тайм-трекеры

В приложениях для контроля рабочего времени сотрудник фиксирует только время потраченное на выполнение конкретных задач. Очень востребованы тайм-трекеры с функцией скринов мониторов, а также трекеры, которые подсчитывают сумму заработанных денег, как, например, простой тайм-трекер Checkiant. Такие программы позволяют анализировать результативность работы не только каждого сотрудника, но и всей команды в целом. 

№5. KPI — нормирование труда

Суть метода заключается в установке для работников норм выполнения, поставленных перед ними задач. KPI представляет собой определенный норматив, к которому каждый из сотрудников должен стремится или, наоборот, который нельзя превышать.

Так, контроль труда персонала и его эффективности через «нормирование труда» может определяться количеством новых контактов потенциальных клиентов, продаж за неделю или выполнение проекта за определенное количество времени.

Этот способ хорош тем, что одинаково подходит для специалистов самых разных видов деятельности.

№6. Ежедневные скрам-митинги

Скрам-митинги представляют собой 15-минутные встречи коллектива, на которых обсуждаются текущие задачи, продвижения в их выполнении, синхронизация активностей и составление планов на предстоящий рабочий день.

Встречи обычно проводятся каждый день в одно и то же время, в одном и том же месте.

№7. Мотивационная доска

Считается бюджетным методом, влияющим на повышение продаж. С его помощью удается анализировать работу сотрудников и давать каждому из них оценку.

По сути, это доска с отмеченными на ней выполненными нормативами каждого члена команды и планами их продаж.

Мотивационная доска является отображением стараний работников на текущий момент. Видят эти результаты и участники коллектива, и руководство. Такой метод считается одним из самых мотивационных, ведь никто не желает оказаться в самом низу списка с худшими показателями. Поэтому, каждый старается, не покладая рук, дабы оказаться на вершине пирамиды и получить награду от шефа.

Выполнить доску можно в электронном формате или повесить в офисе на стене.

№8. Отчеты

Помогают составить план работы на ближайшее время и будущее. Хорошо, если каждый сотрудник будет отчитываться о выполненных заданиях не только раз в месяц, но и каждую неделю или даже в конце каждого рабочего дня. Если использовать специальные программы, как CRM-система или система Канбан, то такой метод контроля организовать проще простого.

№9. GPS

Организация системы контроля персоналом может включать в себя такой метод, как отслеживание местонахождения сотрудника. Это актуальная тема для начальников менеджеров, торговых представителей и других специалистов, которые большую часть трудового дня находятся за стенами офиса. Отслеживание происходит через GPS.

№10. Тайный покупатель

Этот способ обожают руководители и ненавидят сотрудники. Очень эффективный инструмент контроля, позволяющий выведать даже то, что нельзя увидеть по камерам видеонаблюдения.

Тайный клиент имеет свою историю и цель визита компании. Он записывает все на диктофон и обязательно доводит сделку до своего логичного финала.

Частые ошибки при контроле персонала – как не перегнуть палку     

Стараясь уследить за своими подчиненными, руководитель может слегка перестараться. Если контроль выйдет из-под контроля, как бы ни иронично это не звучало, коллектив может взбунтоваться. Вот несколько ошибок, которые начальство совершает чаще всего:

  1. Чрезмерный контроль. Босс решил надавить, да посильнее, чтобы подчиненные даже не думали увиливать от трудовых обязанностей. У сотрудников создается такое впечатление, что руководитель постоянно стоит у них за спиной. Из-за этого в команде возникает напряжение и создается негативная атмосфера. Работоспособность падает, эффективность и продуктивность снижается. Появляется нерешительность и страх перед провалом.
  2. Начальник «забил» на офисный коллектив. Считая, что раз шеф не интересуется, как идут дела, то и проект не такой уж важный. Команда расслабляется, а работа идет на спад.
  3. Нет никаких выводов. По результатам отслеживания трудовой деятельности в офисе директор не сделал заключения. Сотрудники не понимают, справились ли они с поставленными задачами или допустили какие-то ошибки. Происходит торможение рабочего процесса
  4. Руководитель слишком потакает своим подчиненным, пытаясь выглядеть в их глазах «хорошим полицейским». Это ведет к неприятностям и в первую очередь для него самого. Нивелируется его роль, как начальника, что равно снижению эффективности труда.

Важный этап в ведении бизнеса — контроль и мотивация персонала. Существует большое разнообразие методов, позволяющих отслеживать трудовую деятельность каждого члена команды 24/7. Чтобы выбранные способы сыграли вам на руку и при этом не сказались негативно на сотрудниках, важно учитывать не только свои интересы, но и желания коллектива. Избежать ошибок можно, если предусмотреть их все и разобрать по полочкам заранее.









Читайте также:

Дедлайн - друг или враг

Топ 15 причин, почему у нас не хватает на все времени

Музыка для работы мозга

Топ 10 факторов, влияющих на продуктивность работы