Социальные сети вверху

Переключатель языков

Слайдер на других страницах (РУС)

Удобный сервис для отслеживания времени работы и заработка

Как работать эффективно: правила тайм-менеджмента от Дэна Ариели

Что вам мешает достичь поставленных целей? Стремительный темп жизни, неверно расставленные приоритеты или нехватка времени? Чтобы не потеряться в груде рабочих дел и справляться с поставленными задачами, необходимо правильно и четко организовывать работу, выделяя в ней ключевые моменты. Именно эти умения и отличают рядового офисного сотрудника от успешного бизнесмена. Вот здесь и встает главный вопрос: «Как научиться работать эффективно?» Ответ для вас будет положительным только в том случае, если вы познаете все тайны рационального использования времени и внедрите их в свою профессиональную и повседневную жизнь.

Содержание:

1. Дэн Ариели

2. Мир работает против вас

3. Управляйте своим окружением или оно будет управлять вами

4. Записывайте все задачи

5. Пик продуктивности — неприкосновенное время

6. Четыре всадника Апокалипсиса производительности

7. Нет, вам не нужен перерыв на проверку почты

8. Подводя итоги

Дэн Ариели

Изучением этого вопроса успешно занимался Дэн Ариели — израильско-американский экономист, профессор психологии и поведенческой экономики, преподающий в американском Университете Дюка. Используя простые эксперименты, он получил ошеломляющие результаты относительно рациональности людей, а точнее — их предсказуемой иррациональности, которые успешно описал в своих книгах.  Ариели входит в список самых популярных авторов по мнению газеты Нью-Йорк Таймс. Вот только три захватывающие книги из многих, которые сейчас составляют рейтинги топовых литературных изданий, посвященных повышению продуктивности, организации времени и другим полезным навыкам:

  1. Честно о нечестности. Почему мы лжем всем и особенно себе.
  2. Предсказуемая иррациональность. Скрытые силы, определяющие наши решения.
  3. Потенциал иррациональности: неожиданные выгоды пренебрежения логикой.

Последние исследования профессора были ориентированы на неразумность использования времени. Они сыграли важную роль в создании интеллектуального календаря — приложения Timeful. Такие менеджеры задач, как впрочем а наш простой тайм-трекер Checkiant, помогают грамотно организовать процесс труда и выделить вещи, работающие на продуктивность.

Ариэли делится с нами результатами своих исследований и рассказывает, как быть рациональным, оптимизировать время и успевать больше.

Мир работает против вас

Удивительно то, что человек работает эффективно до тех пор, пока находится наедине с собой и своими собственными мыслями. Когда же он покидает это «укромное местечко» и выходит в реальный мир, его внимание, концентрацию, время и, конечно же, деньги пытаются отобрать. Кто? Да все вокруг. Реклама на билбордах и витринах магазинов, соцсети, сообщения, которые постоянно приходят на смартфон с выгодными акциями и предложениями.

Внешняя среда имеет свои собственные интересы и их довольно много. С ними нам приходится взаимодействовать. Это и ссылки в интернете, на которые рука так и тянется кликнуть, чтобы перейти, и зазывные песни по телевидению, и рассылки на электронной почте и телефоне, которые слетаются отовсюду. Если отвлекаться на каждый вызов, можно снизить свою продуктивность практически до нуля.

В одной из книг Дэна Ариели об этом говорится следующее: «Мир не влияет на людей благоприятно. Уже нет. Теперь просто прогуливаясь по улице, магазины на каждом углу будут стараться забрать ваши деньги, а мобильные приложения наперебой будут требовать от вас внимания к себе. И все они хотят, чтобы вы ошибались в их пользу. Вот почему жизнь в современном мире стала такой сложной».

Прислушиваться к каждому такому завлечению со стороны означает одно – постепенно терять себя. На самом деле, если бы вы внимали всем рекламам, то уже давно страдали бы диабетом, ожирением и точно бы разорились.

Чтобы противостоять похитителям нашего времени и работать более эффективно, необходимо иметь три важных составляющих: цель, план и систему.

Управляйте своим окружением или оно будет управлять вами

Влиять на окружающую среду сложно, но вполне реально. Почему одни коллективы являются малоуспешными, а другие — это эффективно работающие команды, создающие грандиозные проекты без временных просрочек. А потому, что успешные работники умеют избавлять себя от рассеянности, понимая всю важность создания благоприятных, комфортных условий для труда, в которых отсутствуют отвлекающие факторы.

Дэн Ариели говорит, что устранение рассеянности и ведение ежедневника с внесением в него всех важных задач — это залог создания той самой благоприятной рабочей атмосферы.

Профессор приводит пример того, как окружение влияет на людей: «Выбирая еду на шведском столе, на человека будет влиять окружающая среда. В одном кафе, оборудованном в одном стиле, он будет выбирать совсем не те блюда, которые он возьмет в другом кафе, оборудованном иначе».

Человек думает, что он сам принимает решение, но на самом деле внешняя среда делает это за него.  

Взять, к примеру, профессиональных программистов. Что объединяет их в достижении своего успеха? Это не только силы и время, потраченные на работу и не размер заработка. Это комфортные условия, которые для них создали их руководители, и в которых отсутствуют отвлекающие факторы.

Если работать нужно эффективно, необходимо исключить все, что делает вас рассеянным. Все лишнее усложняет рабочий процесс, а рассеянность делает человека глупым.

Ярким примером служит решение управляющих в компании Google переложить шоколадное драже M&M`s из открытых банок в тару с крышками. Казалось бы, открыть банки очень легко, но сотрудники стали меньше обращать внимания на сладости, и их потребление сократилось за 1 месяц на 3 миллиона штучек. И все лишь потому, что изменились условия их размещения.

Записывайте все задачи

Наш мозг действительно способен запоминать невероятно огромные объемы информации. Но есть еще такой фактор, как концентрация и внимательность. Так что полагаться исключительно на способности своего мозга не стоит. Задумайтесь над тем, что больше стимулирует работать эффективней чем постоянное напоминание себе о том, что у вас есть незавершенное дело, решение которого приведет к желаемому результату. Как ни странно, но это обыкновенная записная книжка. Поэтому, есть мысль — записывайте.

Исследования из приложения Timeful помогли профессору Ариели сделать несколько важных выводов:

  1. Большинство людей не фиксируют свои задачи и мысли в письменном виде, пытаясь все удержать в голове.
  2. Если человек что-либо записал, он в 90% случаев это выполнит.

Если у вас есть действительно важные цели, внесите их в ежедневник, приложение в мобильном телефоне или на разноцветные стикеры — для этого любые инструменты хороши.

Исследования профессора Дженнифера Аакера из Стенфорда доказывают, что ведение ежедневников делает людей счастливее. А все дело в том, что записанные дела практически всегда выполняются, что повышает у человека уважение к себе, придает ему больше уверенности в своих силах, он гордиться тем, что завершил какой-то из зафиксированных проектов.

Так что, если вы все еще не знаете, как научиться работать эффективней, заведите ежедневник в электронном или письменном виде.

Пик продуктивности — неприкосновенное время

Каждый временной промежуток дня отличается один от другого. Они не одинаковые и по-разному влияют на продуктивность человека. Если вы считаете, что эффективно работающий менеджер — рабочая лошадка, каждая минута дня которого посвящена продуктивной деятельности, то это не так. Скорее, он умеет определить пик своей продуктивности и выложиться в это время по максимуму. Чтобы получить крутой результат в конкретной работе, не обязательно тратить на нее весь день. Достаточно будет 2-2.5 часа.

Вот это и выяснил Дэн Ариели с помощью своего приложения Timeful. Он сделал выводы, что пик продуктивности человека приходится на утро и начинается через 1-2 часа после пробуждения, а длится всего 2-2.5 часа. В отдельных случаях продуктивное время может расшириться до 4 часов.

Как говорит сам профессор Ариели: «Каждый человек наиболее продуктивен в первые несколько утренних часов. И начинается это время не сразу после подъема, а через час или два. К примеру, просыпаясь в 7 утра, ваше пиковое время придется на 8:00-10:30 часов».

Именно в этот промежуток времени необходимо заниматься решением самых ответственных и сложных задач. Сюда стоит отнести важные проекты и дела, которые продвинут их выполнение вперед.

Также Дэн выяснил, что большинство людей тратят продуктивные часы абсолютно на иные задачи. Они проверяют электронную почту, сидят в социальных сетях, смотрят утренние шоу по телевидению.

Мозг homo sapiens находится в самом рабочем разгаре утром, поэтому наиболее эффективно человек работает первые 4 часа после пробуждения. На протяжении дня способности памяти, концентрации, логического и творческого мышления могут колебаться от 15 до 30%. Хотите попасть на вершину этого значения, тогда посвятите свое утреннее время важной работе. Сделайте этот временной отрезок неприкосновенным, чтобы никто не смог вас побеспокоить и отвлечь от труда.

Четыре всадника Апокалипсиса производительности

Исследования Дэна Ариели помогают понять, как работать быстрее и эффективнее, исключив главных пожирателей времени, которыми стали:

  1. совещания и встречи. Они составляют неотъемлемую часть профессионального отрезка жизни. И все же, если заседания заставляют вас изменить свои планы, отставить работу на полпути ее выполнения, тогда можно и отказаться от них. Чтобы ваш отказ был аргументированным, стоит вести записи и график рабочих дней. Планируйте заранее свою деятельность и тогда, если вас позовут на совещание или встречу, вы сможете сказать, что у вас на это время запланированы другие, более важные дела;
  2. электронная почта. Прочтение писем занимает очень много времени. При этом полезных сообщений из всех полученных может быть минимальное количество. Отложите анализ электронной почты на конец рабочего дня, чтобы не снижать свою продуктивность во время решения действительно важных задач;
  3. многозадачность. Она рассеивает ваше внимание. Выполняя несколько дел одновременно, сложно сконцентрироваться и вложиться в работу со всей отдачей. Поэтому всегда выбирайте одно приоритетное дело и посвящайте ему всего себя;
  4. «структурированная прокрастинация». Решение мелких задач, которые никак не сказываются на выполнении главного проекта — это не успех. Они лишь дают вам легкое чувство какого-то действия, активности, но на самом деле ни к какому значимому результату не приведут.

Чтобы не отвлекаться на различные второстепенные факторы, вам нужна действующая система мотивации и понимание, зачем вы делаете то, что делаете.

Нет, вам не нужен перерыв на проверку почты

Если вы считаете, что отвлечение от труда на проверку почты стимулирует работать более эффективно, то вы ошибаетесь. Мнение, что такие перерывы помогают расслабиться и отдохнуть, ошибочное, так как после них приходится потратить еще некоторое время и приложить усилия, чтобы заново сконцентрироваться на выполняемой задаче. Если делать много таких перерывов, работа будет непродуктивной.

Переключение на другой вид деятельности — это время. Возвращение и попытка влиться снова  в рабочий поток — тоже время.

Дэн Ариели говорит о том, что большинство людей уверены, будто отвлечение на почту взбодрит их. Но это не так. Если вы чувствуете, что ваши силы на исходе, лучше всего просто расслабиться, закрыв глаза. Можно помедитировать, подумать о чем-то приятном или просто отстраниться от любых мыслей.

Чтобы начать работать эффективно, необходимо заканчивать с мелкими задачками и переходить к чему-то действительно важному.

Подводя итоги

Если прислушаться к советам профессора Ариели, можно работать удаленно эффективно или в офисе, а также управлять большим коллективом и быть хорошим лидером. Итак, суммируя все, о чем было сказано, сделаем выводы в кратких тезисах:

  • мир не помогает достигать своих целей. Быть пассивным, значит проиграть;

  • не допускайте, чтобы ваше окружение вас контролировало. Создайте для себя уютное рабочее пространство с учетом поставленных перед собою задач;
  • ведите ежедневник и вписывайте все, что вам нужно сделать;
  • отыщите свой временной пик для наиболее продуктивной работы и не упускайте его. Ограничьте это время от посторонних влияний;
  • исключите из профессиональной жизни четырех главных похитителей времени: заседания, электронную почту (мессенджеры), структурированную прокрастинацию и многозадачность;
  • вы спокойно проживете день без проверки электронной почты. Не снижайте свою продуктивность отвлечением на второстепенные, неважные дела.

Как видите, работать максимально эффективно — это совсем не сложно, если обращать внимание на детали, знать свой временной пик продуктивности, избегать отвлекающих факторов и не поддаваться уловкам современного мира. 















Читайте также:

Ловушки времени и как бороться с ними

6 примеров применения тайм-трекера Checkiant в работе компании

Карта Mind Map: легкое планирование и структурирование

Как легко и эффективно организовать рабочий процесс дома

Топ 12 программ для дистанционной работы