Социальные сети вверху

Переключатель языков

Слайдер на других страницах (РУС)

Удобный сервис для отслеживания времени работы и заработка

Анализ использования рабочего времени с помощью тайм-трекера Checkiant

По статистике 30-40% рабочего времени сотрудников в компаниях уходит на решение личных вопросов: чаепитие, разговоры по телефону, социальные сети, прогулки в аптеку/магазин/торговый центр/школу или детсад. Это внушительная часть трудового периода. Чтобы следить за событиями в офисе, руководитель может использовать тайм-трекер и регулярно проводить анализ рабочего времени каждого отдельно взятого работника.

анализ эффективности рабочего времени

Содержание:

1. Checkiant – удобная программа для учета и анализа рабочего времени

2. Показатели анализа рабочего времени

3. Расчет использования рабочего времени

4. Структура календаря рабочего времени

5. Заключение

За последний год многие сотрудники перешли на дистанционную форму работы, что лишь усилило тревогу работодателей. Вместе с тем повышается необходимость в применении специальных отслеживающих приложений и программ. Их существует большое разнообразие. Одним из самых простых и эффективных в эксплуатации считается Checkiant, позволяющий проводить анализ использования рабочего времени и заработной платы.

Checkiant – удобная программа для учета и анализа рабочего времени

Чекиант представляет собою простой в управлении, многофункциональный тайм-трекер, с помощью которого удается вести анализ учета рабочего времени и заработанных денег. Предназначено приложение для компаний и фрилансеров, которые желают повысить свою продуктивность. Использование трекера отдельным работником позволит ему понять, как он распределяет свои силы на протяжении светового дня: сколько часов в день тратит исключительно на работу, а сколько на решение личных вопросов. Это главная миссия, возложенная на простой тайм-трекер Checkiant: помочь руководителю и самозанятому работнику грамотно, честно и достоверно провести анализ режима рабочего времени, сделав соответствующие выводы.

Результаты наблюдения позволяют правильно организовать работу офисных и удаленных сотрудников, тем самым повышая эффективность и продуктивность труда. С помощью программы удается собрать и проанализировать следующие данные:

  • подготовительно-заключительное время — эти показатели позволяют увидеть, сколько времени специалисту нужно для ознакомления с заданием, сбора необходимого инструментария, материала, составления рабочего плана для решения производственной задачи/закрытия сделки/подготовки проекта и так далее. А также сколько времени ему необходимо, чтобы на решение завершающих моментов;
  • фонд рабочего времени — объем рабочих часов за месяц, неделю, день. Это исключительно то время, когда специалист трудится на рабочем месте или выполняет свои трудовые задачи за его пределами, если это удаленщик — торговый представитель, журналист или спикер;
  • оперативное действие — часы, потраченные на преобразование производственных задач. Они могут иметь вспомогательное или основное назначение;
  • обслуживание рабочего места — период подготовки рабочей площадки сотрудником и создание атмосферы, условий, в которых он может эффективно выполнять свою работу;
  • перерыв — время, указанное в договоре, которое работнику отводится для отдыха и обеда;
  • личная надобность — трекер выдает данные, позволяющие провести анализ потерь рабочего времени, когда сотрудник использует трудовые часы лично для себя и решения семейных вопросов;
  • нарушение дисциплины — подчиненный покидает рабочее место на длительное время, чтобы решить личные проблемы;
  • технические перерывы — это время, которое специалист проводит вне трудовой деятельности, но не по собственной инициативе. Существует ряд факторов, на которые он повлиять не в силах: к примеру, проишествие, которое повлекло за собой выход из строя аппаратуры или поломку электропроводки.

Из всего количества работников только 5% планируют свой рабочий день. Именно они достигают наивысших результатов и успевают больше тех, кто не продумывает свои действия наперед. Если вести план в Чекиант и проверять по приложению выполненные задачи за день, это позволяет повысить эффективность каждого сотрудника на 20%.

Зачекинившись с утра, работнику удается отслеживать еще и свою заработную плату поминутно, что мотивирует и положительно воздействует на психику. Такая организация труда позволит максимально продуктивно распорядиться своими часами на трудовую деятельность, а это еще плюс 30% к эффективности.

Бонусом является отчетность по зарплате, которая генерируется программой по данным отработанных часов каждым офисным и удаленным сотрудником.

Помимо того, что программа поможет провести анализ затрат рабочего времени, она также предоставит отчет в любую минуту о том, чем занят персонал на своих рабочих местах, а кто из подчиненных вовсе отсутствует на рабочем месте.

анализ рабочего времени подчиненных

Показатели анализа рабочего времени

Контроль работы — это важная составляющая каждого успешного предпринимателя. Чтобы продуктивность предприятия росла, руководителю важно следить за трудовой деятельностью и эффективностью работы своих подчиненных. Чтобы следить за собственными успехами, удаленному работнику также необходимо планировать свой трудовой день. Провести анализ рабочего времени сотрудников и контролировать собственные ресурсы можно тремя способами:

  1. Через личного помощника/секретаря, который будет собственноручно вносить список дел в ежедневник и составлять план, график на день, неделю или месяц наперед.
  2. При помощи дневника, в котором будет расписан каждый шаг и внесены все актуальные задачи.
  3. Благодаря простому тайм-трекеру Checkiant, который в автоматическом режиме будет вести учет всех важных рабочих моментов, подбивая итоги в конце дня, недели и так далее, давая общую оценку деятельности коллектива.

Анализ структуры рабочего времени — один из факторов, влияющих на рост производительности труда и доходов компании или отдельного сотрудника. Если проводить его регулярно, можно своевременно выявлять слабые стороны бизнеса, чтобы вводить организационно-технические мероприятия для сокращения потерь времени и денег.

Для анализа эффективности рабочего времени разных категорий сотрудников определяют такие абсолютные параметры трудового времени:

  1. «Календарный фонд» рабочих часов. Единицей измерения являются человеко-дни. Это показатель суммарного количества человеко-дней посещений и отсутствия на работе всех сотрудников за трудовые периоды, рассчитываемые по календарным временным ресурсам. В календарный период входят праздники и непраздничные даты. Производятся подобные дни явки по суммарному количество дней, которые были отработаны по факту и целодневных простоев.
  2. «Табельный фонд». Тоже измеряется в человеко-днях. Представляет собой разницу праздничных, выходных дней и календарного фонда.
  3. «Показатель max-возможного фонда». Вычисляется в человеко-днях. Представляет собою разницу человека-дней отпускных периодов и табельного фонда. Для определения max-возможного фонда, необходимо умножить его в человеко-днях на среднюю продолжительность трудового дня.
  4. «Время, которое отработано по факту». Измеряется, как и предыдущие параметры в человеко-днях. Представляет собой разницу человеко-дней присутствия человека на месте и целосменных отсутствий на рабочем месте.

Такое детальное изучение кажется сложным, но его результаты несут в себе важную цель: свести к минимуму временные потери.

анализ учета рабочего времени персонала

Анализ эффективности использования рабочего времени позволяет определить, как сотрудники в офисе или на удаленке используют трудовые часы. Учет может проводиться на крупных и малых предприятиях. Все потери рабочего времени разбиты на группы. Среди них:

  • целосменные периоды, когда специалисты отсутствовали на работе — перерывы, личные дела;
  • выходные и праздничные дни — неявки по болезни, личным семейным проблемам;
  • нерезервообразующие потери — периоды, когда сотрудник не посещал рабочее место;
  • отпуска — по причине выполнения государственных обязанностей, перерывы на кормление грудью для матерей грудных малышей, время для лечения травм и болезней;
  • неоплаченные, дополнительные отпускные периоды — неполные рабочие недели, прогулы, окончание работы раньше времени или начало работы позже положенных часов.

Для каждого вида потерь нужно подобрать отдельный метод для их проработки, чтобы сделать правильные выводы относительно срециалиста и грамотного расчета его заработной платы.

Чтобы составить анализ рабочего времени персонала, нужно учесть прошедший период, сравнив его с предшествующим. Для проведения таких расчетов используются термины, созданные экономистом Людмилой Чечевицыной:

1. Человеко-часы — временные отрезки, измеряемые в часах, когда специалисты находились на своих рабочих местах.

2. Человеко-дни — периоды, в которые сотрудник выполнял или не выполнял свои прямые трудовые обязанности.

Для проведения вышеописанных расчетов необходим целый ряд показателей. В этот список вошли:

  • количество человеко-дней, которые каждый работник отработал за год в общем;
  • среднее число сотрудников на предприятии;
  • количество дней, отработанных одним специалистом;
  • человеко-часы, которые были отработаны планово за отчетный и ему предшествующий период;
  • сколько времени сотрудник отработал сверх своего графика;
  • продолжительность трудового дня или смены в часах.

Анализ и оценка использования рабочего времени с расчетами их показателей — процесс важный для любой компании, позволяющий следить за работниками, эффективностью и продуктивностью их труда.

анализ рабочего времени

Расчет использования рабочего времени

Можно определить затраты в часах на личные вопросы и насколько эффективно использует персонал рабочее время путем внедрения следующей формулы:

, где:

  • Д — указывает среднюю продолжительность работы по смене или трудовому дню в офисе;
  • ЧЧ — человеко-часы, выработанные;
  • С — отрезок времени, которое сотрудник использовал не по назначению, а в своих личных целях;
  • ЧДф — указывает выработанные часы коллектива по факту.

После того, как расчеты будут проведены и получены результаты, нужно использовать еще одну формулу —  , в которой:

  • Г — представляет собой сумму дней, которые один человек в среднем отработал за весь год;
  • Ч/Д — количество человеко-дней, которые отработали все участники коллектива за год;
  • СРЧ — среднее число всего персонала компании.

Полученные данные в ходе этих расчетов помогают выявить «брешь» в трудовой системе, устранить ее, тем самым повысив эффективность, продуктивность и доходы компании.

Структура календаря рабочего времени

Анализ включает также такой важный показатель, как календарный фонд времени. Он состоит из табельного фонда и дней-праздников с обычными выходными.

В свою очередь конкретно табельный фонд временных ресурсов включает в себя максимально возможный фонд и ежегодные отпуска. В первый входят явки — фактически отработанное время и неявки — как по уважительным, так и по неуважительным причинам.

К уважительным причинам относятся заболевания, отпуск на лечение и реабилитацию, запреты по закону, рождение ребенка, беременность, учебные отпуска. Неуважительные причины включают в себя прогулы и неявки по разрешению администрации. 

Заключение

В работе компании очень важно проводить анализ рабочего времени руководителя и его сотрудников. Тайм-трекер также незаменим и в работе удаленных специалистов.

Чтобы правильно провести анализ, следует знать точный распорядок дня персонала, а также должностные обязанности каждого сотрудника.

Вести учет можно с помощью дневника, через секретаря или используя простой и эффективный тайм-трекер. Кроме того, можно воспользоваться полезными формулами для расчета использования рабочего времени. Вместе это позволит руководителю быстро выявить слабые стороны в своей команде, повысить продуктивность труда и улучшить успеваемость каждого сотрудника. Точно так же приложение и формулы будут полезными и удаленным работникам, которые трудятся дома.

Один из самых удобных в эксплуатации тайм-трекеров, который содержит в себе необходимые и полезные функции, как для руководителя, так и для отдельных сотрудников — Чекиант, который предоставит данные для анализа рабочего времени. 












Читайте также:

Правила рациональной организации рабочего времени

Топ 10 лучших тайм-трекеров

Топ 12 программ для дистанционной работы

ОКR цели для развития компании