Задаваясь вопрос о том, как повысить личную эффективность, многие сталкиваются с недопониманием: бывает, что в один день все удается лучшим образом, а в другой — все идет наперекосяк. Личная продуктивность основана на человеческой способности достигать собственных целей в кратчайшие сроки, затрачивая при этом минимальное количество энергии.
Для этого необходимо правильно распределить свое время, силы и деньги. На практике можно воспользоваться конкретными методами, например, задействовать простой тайм-трекер Checkiant, это удобное приложение реально поможет в повышении личной производительности труда.
Грамотное планирование собственного дня – принцип первый
Главный навык, увеличивающий работоспособность – планирование. Конечно же, без планов на ближайшие несколько лет (и на десятилетие) невозможно говорить о достижении успеха. Добиться амбициозных целей можно, спланировав направление и задачи, которые необходимо решить в первую очередь. Составление планов на месяц, неделю и на день – привычка успешных людей, которые помогает держат в фокусе намеченные цели. Но планы на один день в большей мере будут считаться лишь верхушкой айсберга. А основная цель должна превратиться в миссию, которая станет путеводной звездой.
Расстановка приоритетов – принцип второй
Умение расставить приоритеты указывает на то, что человек готов решать поставленные перед ним задачи. Тут важна очередность. Сначала важные вопросы, а потом – второстепенные. На решение последних будет затрачено меньшее количество усилий, нервов, энергии. Откладывать сложные задания в долгий ящик точно не стоит. Эксперты утверждают, что у людей после выполнения сложной работы наступает настоящий всплеск эндорфинов. В свою очередь, гормоны радости активизируют запасы внутренних ресурсов организма человека.
Концентрация внимания – принцип третий
Этот метод сложнее других, но позволяет разогнаться до максимума. Сосредоточившись на конкретных задачах, личная продуктивность и производительность труда увеличиваются. Работу можно выполнить гораздо быстрее. Правда, здесь учитывайте такие аспекты:
- Сконцентрироваться на чем-то одном ребенок способен максимум на 7 минут, взрослый – на целых 40 минут.
- По истечении двух третей часа выполнения однотипной работы наступает потеря концентрации. Вслед за ней уменьшается работоспособность, возникает упадок сил.
Чтобы этого не произошло, следует периодически отвлекаться на другие занятия. К примеру, 5-минутный отдых во время работы еще никому не навредил.
Устранение отвлекающих факторов – принцип четвертый
Мобильные телефоны, нет-буки, планшеты и другие устройства неблагоприятно влияют на концентрацию, если их не использовать по рабочему предназначению. Отвлекаться на ненужную информацию, человек теряет драгоценное время. Необходимо ограничивать время нахождения в социальных сетях, которые считаются идеальным средством для понижения личной эффективности. Рациональное использование рабочего времени позволит убедиться, как при этом возрастает максимальная личная эффективность и появляется больше возможностей заняться тем, что действительно нравится. Вывод один: когда личная продуктивность повышается, то и работа налаживается, и свободное время приносит больше удовлетворения. А с социальными сетями, просмотром видео и чтением новостей можно подождать.
Контроль за самочувствием – принцип пятый
Главной причиной по которой люди не хотят ничего делать – усталость и плохое самочувствие. Когда человек болен, перегружен делами, семейными заботами, находится в депрессивном или стрессовом состоянии, он практически бесполезен. Выполнение повседневных рабочих заданий превращается в пытку. Чтобы этого не произошло, следует хорошо расслабиться перед началом трудовых будней. Отличные варианты – прием горячей ванны, медитация, занятие йогой.
Умение отдыхать – принцип шестой
Как правило, руководство постоянно куда-то спешит, пытаясь везде и все успеть, не оставляя времени на отдых. Это существенно снижает их личную эффективность. Такое происходит и с подчиненными, если руководство перегружает их производственными заданиями и банально не дает время хотя бы на короткий отдых. Если такое происходит, то после трудового дня стоит задействовать метод отвлечения – поиграть в шахматы или компьютерные игры, порешать кроссворды, прогуляться на свежем воздухе. То есть, нужно отвлечься, не нагружая себя физически и морально.
Отказаться от переработок – принцип седьмой
Данный способ относится к здоровью. Каждый должен четко понимать границы собственного предела. Не следует перегружать себя выполнением рабочих обязанностей – это может причинить непоправимый вред организму. Речь не идет о тех редких случаях, когда необходимо выполнить срочную, важную работу. Корректный отказ от дополнительных переработок — правильное решение, когда работник чувствует, что не сможет качественно выполнить работу из-за физической усталости.
Умение делегировать полномочия – принцип восьмой
Речь идет про людей, занятых на руководящих должностях. Так, личная эффективность руководителя значительно снизится, если он будет постоянно все делать один. Правильнее создать четкую иерархическую структуру, чтобы каждое звено имело свои определенные полномочия, эффективно выполняя возложенные на него трудовые обязанности.
Преодоление лени и страха на пути к успеху – принцип девятый
Лень только в пословицах считают двигателем прогресса. На деле – это главный тормоз, мешающий каждой личности идти вперед, двигаясь к успеху. Параллельно с ленью на нас влияет страх перемен. Многие боятся, что не справятся с новой обстановкой или утратят стабильность. Если страх трудно перебороть, то с ленью можно бороться. Действенный способ – выработка привычек успешных людей. Стоит всмотреться в то, как поступают сильные мира сего и внести в свою жизнь аналогичные коррективы. Тогда лень обязательно отступит.
Программы для повышения личной продуктивности – принцип десятый
Заручившись поддержкой специально разработанных интересных программ, можно стать успешнее. Для этого придется вернуться к гаджетам. Программы значительно упростят жизнь. Программные функции помогут грамотно распределить личное и рабочее время, не забыть о главных, важных, первоочередных задачах. Стоит подчеркнуть, что все принципы личной эффективности направлены на использование современных технологий, разработок, программ, полезно влияющих на человеческую жизнь.
№1: Trello – облачная программа для управления проектами
Именно Trello – самая популярная программа для повышения личной эффективности. Сервис включает многочисленный функционал и опции:
- Упрощает управление рабочими процессами, упорядочивает проекты, помогает расставить приоритеты.
- Обладает простым интерфейсом, который основан на списках, карточках, удобном распределении досок.
- С Trello осуществляют систематизацию идей, отслеживают ход собственной работы, прописывают четкий план действий.
Таким образом, вся внесенная информация будет упорядочена в едином пространстве. Пользователи смогут просматривать прикрепленные файлы, отслеживать события, следить за последними изменениями.
№2: Checkiant – программа для мониторинга и оценки ежедневных рабочих процессов команды
Благодаря удобному тайм-трекеру Checkiant, пользователи смогут отследить затраченные временные ресурсы на каждый отдельный проект. Среди дополнительных плюсов:
- Программа позволяет отследить время, заработок всех членов команды, провести мониторинг статистических данных, рабочих процессов.
- С помощью сервиса возможно выстроить систему сдачи отчетов в соответствующей сортировке по клиентам и проектам, отфильтровать информацию.
- Тайм-трекер позволяет рассчитать заработную плату на основе установленных почасовых рейтов.
Удобство пользования тайм-трекером заключается в синхронизации на различных гаджетах, поддержке украинского, русского, английского языков.
№3: Zapier – веб-приложение с возможностью подключения Dropbox для повышения продуктивности
Сегодня Zapier пользуются многие, так как приложение бесплатное, популярное и востребованное. К преимуществам относится следующее:
- Zapier не является приложением – это платформа для автоматизации внесенной информации. Сервис экономит время на выполнении однообразных задач.
- С помощью автоматизированного рабочего потока веб-приложения можно создать Zap-файлы с нуля на основе шаблонов, сохранить электронные письма, упорядочить работу.
- Для сохранения необходимых файловых пакетов больших объемов стоит пользоваться загрузкой Dropbox в Zapier. Это обеспечивает моментальное нахождение нужных файлов.
Расширение позволяет сохранить резервные копии документов, файлов, писем и т.д..
№4: Slack – лидер среди приложений по важнейшим комплексным решениям крупных организаций
Приложение Slack позволяет настроить продуктивную совместную работу в любой компании. Этот корпоративный мессенджер включает много достоинств:
- Наличие функции создания каналов для больших команд и проектов, как специализированный инструмент для стимулирования совместной работы команды. Благодаря каналам оптимизируется процесс общения внутри компании.
- Простой интерфейс. В приложении можно тесно общаться, структурировать информацию, быстро взаимодействовать с партнерами, клиентами, поставщиками услуг. Эти действия значительно ускоряют принятие решений.
- Предусмотрена гибкая возможность делиться файлами, экраном, каналами для проектов и синхронизировать файловый обмен.
Также Slack предлагает отличную возможность сразу же опубликовать, посмотреть, отредактировать все внесенные в приложение файлы.
№5: Asana – интересный инструмент для управления работой
Скачав расширение для браузера Asana, пользователи смогут повысить собственную продуктивность благодаря таким его функциям:
- Сервис предлагает создание различных групп для каждой команды либо отдела компании, куда позже добавляются конкретные задачи, подзадачи.
- В приложении можно выставить опции отслеживания, управления командами, а также создать чат для общения.
- Дополнительно выставляется временная шкала, крайние сроки выполнения заданий сотрудниками.
Расширение дает возможность руководителю следить за выполнением подчиненными производственных заданий, так как ему будут приходить уведомления про все обновления.
Советы успешных людей
Только успешные люди, которые добились в жизни поставленных целей, точно знают, как повысить личную продуктивность быстро, без особых сложностей, исключая всяческие риски. Стоит выделить некоторые дельные рекомендации, которые могут послужить отличным примером для остальных:
- Интернет. Для экономии времени следует пользоваться «горячими» сочетаниями клавиш, отключить новости, во время работы не отвечать на телефонные звонки, ограничить время для ответов на письма, приходящих на электронную почту.
- Одежда. Вещи также влияют на продуктивность. Поэтому составляя оптимальный гардероб на каждый день, выбирайте одежду из практичных тканей, избавляйтесь от лишнего хлама, который мешает жить.
- Поведение. Оно влияет на всех. Поэтому нужно визуализировать собственные цели, не откладывать важные дела на потом. Дополнительно стоит записывать полезные советы в блокнот, чтобы не забывать о них, стать более уверенными, решительными, отбросить страхи.
- Тело. Начать необходимо с себя – минимизировать стрессовые ситуации, заняться спортом, восстановить нормальный сон, дать себе возможность отдыхать после тяжелых трудовых будней.
- Распорядок дня. Составив список ежедневных дел, правильно распределив приоритеты, можно значительно сэкономить время для себя.
Успешные люди никогда не забывают о правильном питании, саморазвитии, стараются стать лучше с помощью рационального распределения денег, времени и дел.
Выводы
Умение управлять личной продуктивностью просто необходимо каждому, кто стремится к успеху. Увеличение продуктивности в бизнесе – это рост экономических показателей. Рост экономических показателей — это рост прибыли. Рост прибыли позволит разрешить себе намного больше. Поэтому стремление к успеху – план, который стоит воплотить в жизнь.
Читайте также:
6 примеров применения тайм-трекера Checkiant в работе компании
Топ 15 причин, почему у нас не хватает на все времени
Топ 8 причин возникновения хронической усталости