Грамотное управление проектами можно назвать основой командной работы. Эффективный менеджмент состоит в том, что практически любой проект можно сделать вовремя и по высшему классу, если менеджер сможет подобрать тот подход управления проектами, который идеально подойдет для компании, учитывая специфику работы команды.
Содержание:
1. Что делает Project manager?
2. Классическая каскадная методология управления проектами
3. Agile
4. Scrum
5. Rapid Application Development (RAD)
7. Lean
8. Kanban
10. Инструменты и приложения для управления проектами
Что делает Project manager?
Каждый проект уникален. Он направлен на достижение определенной цели или результата, при этом у него есть рамки и ограничения по времени и затратам. Несмотря на тематику проекта, сферу, в которой он будет реализован, нужен управляющий человек. С чем сталкивается проект менеджер в своей работе и какие основные задачи он решает? В первую очередь он отвечает за:
- коммуникацию с клиентами,
- организацию работы в команде,
- определение стоимости и длительности разработки проекта,
- планирование этапов разработки,
- оценивание рисков
- контроль процесса разработки.
Поскольку строительство дома и разработка приложения на смартфон – совершенно разные проекты, задача менеджера – выбрать тот подход управления проектами, который поможет наиболее качественно реализовать поставленную задачу.
Для удобной классификации методов управления проектами, мы можем разделить их на:
- методы для организации работы над проектом в целом (дробление проекта на задачи, сотрудничество с заказчиком и прочее);
- дополнительные методы (например, для оценки времени исполнения проекта или визуализации процесса выполнения проекта).
Наиболее часто в классификации методологий управления проектами выделяют два главных вида методологий: классический проектный менеджмент и разновидности гибкого управления проектами.
Классическая каскадная методология управления проектами
Традиционная и самая логичная методология управления проектами – каскадная, или водопадная, модель. Она подходит для проектов с четко поставленными требованиями и сроками, где ясна последовательность действий и установлено, каким должен быть результат. Техническое задание должно быть утверждено в самом начале, постоянного контакта с заказчиком нет, он видит результат в конце выполнения работ.
Если говорить о IT-проектах, то разработка какого-нибудь приложения по каскадной схеме будет иметь такой алгоритм:
- Определить требования, записать ТЗ.
- Нарисовать дизайн.
- Выполнить верстку по дизайну.
- Сделать функциональную часть.
- Протестировать.
- Выпустить готовый продукт.
Для самого примитивного приложения это может сработать, но в большинстве случаев при тестировании обнаруживают очень много багов, что приводит к повторению некоторых этапов разработки. Также, если готовый продукт показывают клиенту в самом конце, то есть большая вероятность, что ему что-то не понравиться и на исправление понадобится дополнительный бюджет. Поэтому все больше компаний выбирают более гибкие методы управления проектами.
Agile
Гибкая разработка методом Agile идеально подходит для проектов IT-сферы. Это модель, в основе которой стоят следующие принципы:
- люди и их взаимодействие важнее, чем процессы и инструменты;
- рабочий продукт важнее объемной документации;
- сотрудничество с заказчиком важнее жестких контрактных ограничений;
- готовность к изменениям важнее, чем строгое соблюдение сформированного плана.
Главная идея Agile – итеративное исполнение. Проект разбивают на этапы, причем на каждом этапе мы дополняем результат, полученный на ранее. Это можно сравнить с рисованием картины. Сначала художник рисует очертание, далее добавляет детали, далее начинает заполнять пространство на холсте цветом, в конце добавляет акценты, последнии штрихи. Так же и с проектом, который разрабатывают программисты, когда используют гибкий подход проектного менеджмента.
Конечно, в данной методологии есть свои минусы. Например, клиенту не всегда удобно быть на связи и быть полностью вовлеченным в проект, а менеджер должен постоянно следить за проделанной работой и вести соответствующую документацию по управлению задачами команды.
Но плюсов гораздо больше, ведь Agile значительно упрощает и ускоряет разработку программного обеспечения. При создании очередного приложения или сайта клиенту демонстрируют результат каждого этапа и немедленно учитываем его пожелания. По сути, происходит объединение дизайна, написание кода и тестирование вместе: меняется дизайн по правках от клиента, внедряются изменения и сразу же проверяются.
Agile можно считать основой эффективных методов управления проектами.
Scrum
Методология разработки, которая позволяет решать проблемы по мере их возникновения и в то же время создавать важные продукты. Scrum – это немного дополненная модель Agile. Состав Scrum-команды:
- Scrum master – администратор, который создает задачи, назначает их и следит за их выполнением;
- Product owner – представитель заказчика в компании;
- Team – разработчики, дизайнеры, тестировщики.
В Scrum проект разбивают на части и создают объем работ (Product Backlog) на спринт – определенное количество времени, нужное для выполнения данных задач. Обычно спринт длится от 2 до 4 недель. Ежедневно команда проводит daily meeting, на котором каждый участник проговаривает рабочий план на день, говорит, что уже выполнено и с какими трудностями столкнулся при выполнении задач.
В конце спринта команда проводит два митинга: обзор спринта – демонстрация рабочей части продукта, даже если удалось реализовать не все запланированные функции, и ретроспектива, на которой команда обсуждает эффективность работы за последний спринт, положительные и негативные моменты, проблемы и способы их устранения.
Преимущество методологии Scrum в том, что она клиентоориентирована, адаптивная и ее просто внедрить в работу небольших компаний. Заказчик видит реально работающий продукт и все этапы его развития, а изменения в процессе разработки влияют на общий бюджет меньше, чем правки готового продукта, созданного по водопадной модели.
Rapid Application Development (RAD)
Быстрая разработка приложений – это модель жизненного цикла программного обеспечения, которую применяют, чтобы достичь большего качества продукта за меньшее время, чем при классическом подходе к проектированию.
Как и в методологии Scrum, рабочая команда в RAD небольшая. А также компания активно привлекает заказчика в процесс разработки на самых ранних стадиях. Отличается RAD тем, что на разработку выделяется ограниченный бюджет и сжатые сроки (2-6 месяцев).
Преимущества RAD:
- быстрая разработка и релиз программного продукта;
- основной акцент на создании удобного пользовательского интерфейса;
- легкая адаптивность проекта к новым требованиям;
- простота развития функциональности системы;
- использование типичных решений;
- лучшее управление рисками, так как заинтересованные стороны могут выявлять и устранять уязвимости кода, поддерживая процессы разработки.
RAD использует инкрементное прототипирование с применением инструментов визуального моделирования. То есть, сначала создается прототип продукта, а далее начинается разработка. На каждом этапе новая версия продукта дополняет предыдущие. В методологии RAD приветствуется использование уже готовых модулей, что значительно упрощает разработку, экономит время и обеспечивает меньшее число ошибок.
Проиллюстрируем пример создания логотипа тайм трекера Checkiant по методике RAD
Шаги разработки по методу RAD будут выглядеть следующим образом:
- Определение и утверждение требований к проекту.
- Создание прототипов и разработка продукта по ним.
- Получение отзывов пользователей.
- Тестирование.
- Представление проекта перед финальным запуском.
Такой подход не подойдет для масштабных проектов с требованиями оригинального функционала. Например, для операционных систем или программ управления сложными инженерно-техническими объектами.
Extreme Programming (XP)
Экстремальное программирование направлено на создание более качественного программного обеспечения и облегчения работы разработчиков. Данный подход наиболее специфический из гибких методов проектного менеджмента.
XP можно использовать, когда:
- при разработке динамически меняются требования к продукту;
- риски могут быть вызванные использованием новых технологий на проектах с фиксированным временем;
- разработкой занимается небольшая команда;
- использованные технологии поддерживают автоматические и функциональные тесты.
Принципы XP:
- итеративный подход к разработке;
- простота решений;
- релиз от 1 недели до 1 месяца;
- единые стандарты написания кода;
- коммуникация в команде и обратная связь с клиентом.
Поскольку одним из принципов XP является коммуникация, нужно создать условия, в которых участники команды могут общаться без барьеров. Очень часто в XP используют парное программирование – когда над одной рабочей станцией работают два человека и вместе пишут код. Используя такой подход, можно значительно повысить качество кода и уменьшить количество ошибок, которые один сотрудник может пропустить. При этом важно коллективное владение кодом – все разработчики должны знать использованные технологии на одном уровне.
Lean
Lean называют бережливым производством – это методология управления проектами, которая устраняет все помехи производству. Lean-мышление – это эффективная концепция менеджмента при которой достигается оптимизация бизнес-процессов за счет максимальной ориентации на интересы клиента. Акцентируя внимания на главных ценностях и потребностях клиента, можно предугадать возможные риски и построить работу так, чтобы избежать потерю ресурсов.
Наиболее популярна данная методология на производствах. Основной принцип работы с проектом по методологии Lean – деятельность компании делится на операции и процессы, которые имеют ценность для потребителя и те, которые такой ценности не имеют.
В методологии Lean лишние траты и отходы называются муда, мура и мури:
- муда – бесполезные траты, появившиеся вследствие ошибок в управлении. В промышленности сюда можно отнести просчет логистики, лишнее перемещение сырья, избыточные запасы сырья, ненужные перемещения людей по цеху, простой людей и аппаратуры, нехватка инструментов, лишние процессы в обработке, брак, игнорирование потенциала сотрудников;
- мура – причины муда, неравномерность нагрузки. Иными словами, это нехватка ресурсов в моменты спроса и простой ресурса в другие моменты;
- мури – необоснованные сложности в работе. Когда сотрудник занимается не тем, что умеет, когда плохо укомплектовано рабочее место или вообще не хватает инструментов, когда работнику дают нечеткие, абстрактные задания.
На основе всех муда, мура и мури формируются главные принципы бережливого производства, среди которых ликвидировать мусор, минимизировать запасы, знать требования клиентов, расширять возможности работников.
Kanban
Идея подхода Kanban – организовать производственный процесс в один поток, где нет простоя незавершенных задач. Каждая задача проходит путь от списка “To do” до тестирования и проверки менеджера, поэтому ошибки, допущенные на предыдущей стадии работы, будут обнаружены сразу же. Это позволяет избежать лишних трат, увеличивает качество продукта и уменьшает сроки выполнения.
Если рассматривать процесс выполнения задачи по методу Kanban в IT-компании, он напоминает конвейер на заводе. Когда разработчик приступает к задаче, он переносит ее с колонки “To do” в колонку “In progress”. В каждого сотрудника “в процессе” может быть только одна задача, чтобы максимально эффективно ее выполнять. При завершении задачи, он переносит ее в колонку “Ready for deploy”. Тогда тестировщик переносит ее в колонку “QA” и задачу начинают тестировать.
Если тестирование прошло успешно и багов не обнаружено, задача перемещается в колонку “PO/PM approving”, где ее рассматривает менеджер и отмечает завершенной – переносит в колонку “Done”. Если на этапе тестирования были обнаружены баги, задача опять переходит в список “To do”.
К преимуществам Kanban-доски можно отнести:
- уменьшение времени на разработку проекта;
- быстрая обратная связь от отдела тестирования;
- высокое вовлечение команды в процесс разработки;
- раннее начало тестирования;
- высокое качество продукта.
Critical path method (CPM)
Метод критического пути позволяет планировать сроки проекта, определив наиболее приоритетные, трудоемкие и обязательные к реализации задачи. Метод критического пути – это последовательность запланированных во времени ключевых задач, выполнение которых определяет длительность всего проекта. CPM применяется в разных сферах для проектов с четко сформулированным планом действий.
Например, нужно рассчитать время, необходимое для постройки дома. Составим небольшой список работ, выполнив которые можно будет считать, что дом готов:
- залить фундамент;
- построить стены;
- установить окна и двери;
- установить крышу;
- провести все коммуникации;
- установить пол;
- поставить мебель.
Конечно, чтобы в доме можно было жить, нужно выполнить все эти работы, но вычисление продолжительности постройки дома будет зависеть от самых основных задач, таких как подготовка фундамента, возведение стен и установление крыши.
Инструменты и приложения для управления проектами
После выбора метода проектного менеджмента, следует подобрать подходящие приложения, которые помогут менеджеру наиболее эффективно управлять командой.
Checkiant
В любой методологии важно делать все в назначенные сроки и следить за тем, насколько эффективно используют рабочее время работники. Простой тайм-трекер Checkiant – первый помощник для любой команды, независимо от того, по какой методологии вы работаете. Менеджер создает новый проект и благодаря системе подчиненных он может следить за тем, сколько времени работает каждый сотрудник и над какими задачами он работал за день/неделю/месяц или любой другой период.
Среди других преимуществ простого тайм-трекера Checkiant – удобная система интервалов, гибкие настройки, создание разнообразных отчетов, история рейтов. Следите за эффективностью команды и создавайте прозрачные отчеты для заказчика, используя единую систему учета времени.
Zoom
Zoom – приложения для видеоконференций, актуальное для команд с удаленными сотрудниками и для аутсорс-компаний. Рабочие созвоны, ежедневные митинги и летучки, общение с клиентами – сейчас, как никогда, популярна именно видеосвязь.
Бесплатная версия сервиса Zoom позволяет создавать конференции до 100 участников. Длительность – до 40 минут. Один участник выступает в роли организатора и приглашает других к звонку.
Jira Software
Онлайн-приложение ведения проекта для agile-команд. Позволяет планировать спринты и распределять задачи среди участников, расставлять приоритеты и обсуждать прогресс по реализации проекта, выпускать релизы и создавать отчеты по проделанной работе. Пользователям доступны Scrum- и Kanban-доски, можно создавать план действий и визуализировать весь объем задач.
Для маленьких команд (до 10 человек) разработчики предоставляют бесплатное пользование, но доступны будут не все функции. Для больших команд есть разные платные предложения.
В чем важность проектного менеджмента?
Обычно компания выбирает себе одну модель разработки проекта и работает по ней. Но даже в таком случае есть вероятность, что появится проект, для которого “накатанная схема” будет не особо эффективной. Поэтому менеджерам важно быть открытыми к новым знаниям и подходам управления проектами, пробовать разные методики, ведь у всех одна цель – сделать свою работу качественно, вовремя, в рамках бюджета и реализовать ту задумку, с которой обратился к вам клиент.
Читайте таже:
ОКR цели для развития компании